Det är den enskilde ledaren som själv beställer utdrag för ”Annan verksamhet än skola och barnomsorg” från Polisen.
Föreningens styrelse ansvarar för att alla ledare visar upp utdraget. Styrelsen kan delegera uppdraget till exempelvis kårchefen gällande scoutledarna.
Registerutdraget får inte vara äldre än ett år när det visas upp. Digitalt utdrag uppvisas i inloggat läge i Kivra eller motsvarande tjänst. Digitala utdrag bör äkthetskontrolleras via Polisens kontrolltjänst för digitala registerutdrag. Fysiskt utdrag behöver inte ligga i oöppnat originalkuvert.
Det ska gärna vara två personer gemensamt, men minst en, som kontrollerar utdraget. Personer som kontrollerar utdrag bör vara ledande personer i förening eller församling till exempel kårchef, Equmenias ordförande, pastor, diakon eller församlingens ordförande. Föreningens styrelse beslutar vilka som har denna uppgift.
Om utdraget visar att personen begått brott ska den ej välkomnas som ledare eller omgående tas ut ur ledaruppdraget. Denna uppgift hanteras av de som har uppdraget att kontrollera utdraget ur belastningsregistret3
Föreningen ska uppföra ett register där det antecknas vilka ledare som har uppvisat ett utdrag utan påföljd. Detta register ska hanteras ansvarsfullt av de personer som styrelsen givit uppdraget att kontrollera ledarnas registerutdrag. Styrelsen ansvarar att registret hålls uppdaterat.4
Utdraget ska alltid lämnas tillbaka till personen som det omfattar direkt efter att kontrollen är utförd.
3 I utdraget från belastningsregistret visas om personen dömts för: Mord, dråp, grov misshandel, människorov, alla sexualbrott, barnpornografibrott och grovt rån. Om påföljden även inkluderar något annat brott kommer även uppgifter om det brottet med i utdraget. Om personen i fråga enbart dömts för brott av lägre karaktär framgår det ej i utdraget.
4 Ett registerutdrag får inte dokumenteras på något annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Förslagsvis görs detta i en namnlista i en pärm. Denna lista innehåller samtliga som har visat upp registerutdrag och omfattar enbart information om ”uppvisat” eller ”ej uppvisat” samt namn och datum för uppvisande. Det är inte tillåtet att notera eventuell information som finns i registerutdraget på något sätt. Listan ska förvaras på ett säkert ställe där inga andra än de av styrelsen utsedda personerna kommer åt informationen. Någon registrering i automatiserade register, som exempelvis medlemsregister är inte tillåtet.