Årsmöten, styrelsemöten och föreningsmöten

Eftersom årsmötet är för alla medlemmar så är det extra viktigt att man bjuder in ordentligt. I föreningens stadgar står hur långt i förväg man måste bjuda in. Där står för det mesta också när man måste ha sitt årsmöte. Ofta står att man ska ha det före en viss månad.

Tänk på hur ni skriver er kallelse/inbjudan. Skriv den på ett sätt så att man förstår vad det handlar om, även om man aldrig varit på ett årsmöte innan.

Fundera också igenom vilka som är era medlemmar och hur de ska förstå att årsmötet är ett tillfälle för dem att vara med och bestämma.

Det kan också vara bra att tänka igenom hur man sprider inbjudan. Sätts den upp på anslagstavlan i kyrkan? Ska den spridas i sociala medier? Kan ni maila den till alla medlemmar?

Till ett årsmöte har alla medlemmar rätt att lämna förslag på saker de tycker ska förändras. Det kallas ibland att lämna en motion. Förslagen ska lämnas in en viss tid före årsmötet.

Till ett årsmöte så är det bestämt i förväg vilka frågor som måste finnas med. Det står i föreningens stadgar. Där finns också möjlighet att lägga till andra punkter.

Om man gör en dagordning utifrån Equmenias normalstadgar så kan den se ut ungefär så här:

Mallar till protokoll och dagordningar för styrelse-, konstituerande- och årsmöte hittar ni på sidan med dokument och mallar.

I en del föreningar så skriver man med dagordningen i kallelsen/inbjudan till årsmötet. Det är bra att göra, men inget man måste göra. Men dagordningen ska komma ut med handlingarna en viss tid innan (det står också i stadgarna). Handlingarna är alla de dokument som kan behövas till ett årsmöte. Som dagordning, verksamhetsberättelse och ekonomisk redogörelse.

I verksamhetsberättelsen beskrivs vad föreningen har gjort under sitt senaste verksamhetsår. Det kan göras genom text och bild. Ett sätt att skriva en verksamhetsberättelse är att låta varje grupp i föreningen skriva och berätta vad de gjort. T.ex. Tonår, söndagsskolan och scout.

Att presentera verksamhetsberättelsen på ert årsmöte kan göras på många kreativa sätt för att göra årsmötet mer lustfyllt och intressant. Det kan göras genom film drama eller spännande återberättanden från året som gått.

På ett årsmöte ska medlemmarna kolla igenom vad som har hänt med föreningens pengar under året. Det gör man genom att få en resultaträkning och en balansräkning.

Eftersom det kan vara svårt att själv ha koll på att allt har gått rätt till så har föreningen vid det förra årsmötet valt några revisorer som kollar igenom det som styrelsen har gjort under året. De föreslår sen om styrelsen ska ha ansvarsfrihet eller inte.

Att bevilja ansvarsfrihet innebär att medlemmarna utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Det innebär att medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt och att medlemmarna återigen tar över ansvaret för föreningen.

Det är revisorerna som föreslår om styrelsen ska ha ansvarsfrihet eller inte.

Om en förening inte ger styrelsen ansvarsfrihet så innebär det oftast att man också väljer en helt ny styrelse, eftersom man inte har förtroende för de som suttit. Man kan också välja att endast en person i styrelsen inte får ansvarsfrihet.

Det är ovanligt att en styrelse inte får ansvarsfrihet och det är viktigt att ha sett över alla alternativ innan beslutet tas.

Vad som sen händer om en styrelse inte får ansvarsfrihet kan vara olika. Det beror framför allt på skälet till varför styrelsen inte har fått ansvarsfrihet. Det kan vara så att man inte gör något mer än att välja en ny styrelse. Men det kan också vara så att den nyvalda styrelsen kan välja att ta ärendet till domstol. Det kan då bli så att ledamöterna i den gamla styrelsen blir skadeståndsskyldiga mot föreningen.

Om det i en förening skulle finnas tveksamheter för om en styrelse kan få ansvarsfrihet så uppmanar vi att man i förväg kontaktar någon på regionen eller nationellt för att be om råd.