Publicerat 

Personuppgiftspolicy

Allmänt

Equmenia (org.nr 802440-8117) värnar om din personliga integritet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Equmenia. Vi sparar endast uppgifter som vi har ett direkt syfte med och har laglig grund att spara. Vi vill med denna personuppgiftspolicy beskriva hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen, eller GDPR som det oftare kallas. Detta dokument beskriver Equmenias nationella kanslis personuppgiftspolicy. För att se våra regioners och lokala föreningars personuppgiftspolicy hänvisar vi till respektive hemsida.

OBS. Denna personuppgiftspolicy är under utveckling och uppdateras löpande.

Personuppgiftsansvarig

Equmenia är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Kontaktuppgifter

Tveka inte att kontakta Equmenia om du har några frågor om denna personuppgiftspolicy eller om behandlingen av dina personuppgifter. Du kan kontakta oss på info@equmenia.se. Du kan också ringa oss på 08-58003200.

Hur vi samlar in information om dig?

Vi samlar in information om dig som du lämnar när du exempelvis anmäler dig till nationella arrangemang, när du registrerar dig för våra nyhetsbrev, när du svarar på enkäter/undersökningar osv.

Vilken information samlar vi in?

Equmenia samlar in följande information för de ändamål vi beskriver nedan:

  • Person- och kontaktinformation: Namn, personnummer, telefonnummer, adress, email, lokalförening. I några fall samlar vi in uppgifter om kontaktperson, allergier och hälsotillstånd.
  • Organisationsinformation: I och med medlemskapet kopplas redan registrerad information om lokalförening till personen. Medlemskapsår, lokalföreningens namn, region med mera.
  • Arrangemang: Om ett formulär för anmälan skapats kommer här finnas frågor som är relevanta för arrangemanget. Det kan vara vem som betalar, uppgifter om resa, boende och matpreferenser.
  • Funktionskopplingar: Förtroendeuppdrag (som exempelvis ordförande eller kontaktperson) kan registreras i medlemsregistret Repet. I samband med att den repetansvarige i lokalföreningen gör något i systemet kommer loggposter skapas.
  • Märkningar: Personer som har speciella roller i Equmenia kan förses med en märkning som anger yrkeskategori eller lämplig grupp. Det kan gälla exempelvis församlingspedagog eller ideell ledare.
  • Dokument: Som aktiv inom Equmenia kan medlemsuppgifter, som t.ex. namn, funktion och lokalförening förekomma i exempelvis mötesprotokoll.
  • Grupper: Nationella kansliet kan skapa medlemsgrupper som är ett sätt att gruppera ihop personer som ingår i en planeringsgrupp, intressegrupp eller arbetsgrupp i en lista.
Hur länge sparar vi din information?

Equmenia sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt att bevara dem för att fullgöra vårt ansvar mot dig och de ändamål som uppgifterna samlas in för i enlighet med denna personuppgiftspolicy. Vi sparar också dina personuppgifter på andra grunder än för att fullgöra vårt avtal med dig, t.ex. för att följa bokföringslagen. De lagstadgade kraven styr då hur länge vi sparar dina uppgifter.

Vid varje arrangemang anges i anmälningsformuläret hur länge informationen om dig kommer att sparas.

Om du har registrerat dig för att få nyhetsbrev från oss sparar Equmenia dina personuppgifter så länge som du vill fortsätta ta emot nyhetsbrevet.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Du har rätt att veta vilka uppgifter vi har registrerade om dig, det som brukar kallas för registerutdrag. Om du kontaktar oss behöver vi fullständigt personnummer för att säkerställa att vi ger ut rätt registerinformation till rätt person, samt för att effektivt kunna söka upp personuppgifterna och lämna ut dessa till den registrerade.

Rätt till rättelse

Om uppgifterna Equmenia har är felaktiga kan begäran om rättning göras. I det fall de är ofullständiga kan begäran om komplettering av uppgifterna göras.

Rätt till begränsning

Enligt artikel 18 i GDPR har den registrerade rätt att kräva att behandlingen begränsas om det är tillämpligt enligt något av alternativen under artikel 18.1.

Rätt till radering

Enligt artikel 17 har den registrerade rätt att ”utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade” när det är tillämpligt och det inte finns andra lagliga grunder för varför personuppgifterna måste sparas. Det kan till exempel handla om uppgifter som behöver sparas för bokföringsändamål eller medlemsrapportering till myndigheter.

Du har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att Equmenia behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Läs mer på www.datainspektionen.se.

Vilka behöver vi dela dina personuppgifter med?

I vissa fall kan vi komma att dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter som är organisationer utanför Equmenia. Om det sker ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt som bevarar din integritet. Nedan är kategorier av mottagare som vi kan dela dina uppgifter med.

• Leverantörer av tryck och distribution. Så som tryckeriet som får adressfiler för att kunna trycka tex. ett medlemsutskick.
• Systemleverantörer, tex Palette som tillhandahåller vårt bokföringssystem. Detta innefattar även externa anmälningssystem som t.ex. Google Forms och webbhotell.
• Samarbetsorganisationer, t.ex. Equmeniakyrkan, Equmenias regioner och föreningar, Scouterna och Studieförbundet Bilda.

Hur skyddar vi din information?

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Equmenia har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Förändringar av denna personuppgiftspolicy

Det kan komma att göras ändringar i vår personuppgiftspolicy. Uppdaterad policy finns på vår webbsida.