Ekonomi

Att förvalta föreningens pengar betyder att man tar hand om de pengar som föreningen har. Det gör man enklast genom att ha dem på bank. Om ni inte har något bankkonto för er förening kan ni kontakta en bank så kan de hjälpa er. Föreningen kan också välja att använda bankgiro eller Swish för att lättare kunna göra in- och utbetalningar. När man har kontakt med banken så är det bra om föreningen har ett organisations-nummer, vilket ni ansöker om på Skatteverkets hemsida.

Kassören bör undvika att förvara kontanter hemma hos sig eller i föreningens lokaler. Det är också olämpligt att kassören gör inbetalningar av föreningens pengar till sitt eget konto för att sedan skicka dem vidare.  Eller att kassören använder sitt eget konto som föreningens konto.

En budget är föreningens ekonomiska plan för föreningens kommande år. Det finns inget krav på att föreningen ska göra en budget, men det är ett bra sätt att veta hur mycket pengar man har att röra sig med under året och om man har möjlighet att göra någon särskild satsning.

Innan man kan besluta om en budget behöver man ha funderat igenom nästa års verksamhet. Om man har gjort en väl genomarbetad budget så kommer man ha lättare under året att ha koll på intäkter och utgifter. Man kan t.ex. låta varje verksamhetsgrupp, som scout, få fundera över sina egna inkomster och utgifter. Sedan sammanställer styrelsen allt i ett förslag till budget.

Förslaget tas sedan med till årsmötet för beslut.

“En ideell förening är bokföringsskyldig om den uppfyller något av följande:

• Värdet av föreningens tillgångar överstiger 1,5 miljoner kronor.
• Föreningen bedriver näringsverksamhet.
• Föreningen är moderföretag i en koncern.

Även om föreningen inte uppfyller kraven kan ni vara bokföringsskyldiga om det står i föreningens stadgar att ni ska ha en bokföring.

Tänk på att det är viktigt att kunna visa hur föreningens ekonomi ser ut för till exempel medlemmar, bank, leverantörer, kommun och andra intressenter, även om ni inte är bokföringsskyldiga.“

-Taget från skatteverket.se den 18 oktober 2024

Bokföring och ekonomisk redovisning kan verka krångligt om man är nybörjare men det behöver inte göras svårare än nödvändigt. Bokföring innebär att alla händelser och överföringar som påverkar föreningens ekonomi ska skrivas upp. För att man ska ha koll på föreningens pengar och kunna visa hur de används så är det viktigt att använda sig av löpande bokföring. Det betyder att man gör det hela tiden under året. Sedan använder man bokföringen för att göra ett bokslut i slutet av året.

I bokföringen är det viktigt att man sparar underlag för de uttag och insättningar som görs. Det kan t.ex. vara kvitton eller en räkning. Ett sånt underlag kallas verifikation. Varje verifikation ska numreras efter den ordning de skrivs in i bokföringen och sedan sparas i en pärm. Verifikationerna är en av de saker som revisorerna granskar. En verifikation ska innehålla:

• Datum när den sammanställdes
• Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
• Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
• Beloppet med en specificering av momsen
• Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten

När man gör den ekonomiska dokumentationen kan den antingen göras i en kassabok/Excell eller i ett bokföringsprogram på datorn. Det finns också bokföringstjänster på nätet man kan använda. Om man använder egen dator är det viktigt att se till att säkerhetskopiera.

Bokföringen består av en balansräkning och en resultaträkning. Resultaträkningen börjar om från noll varje år medan balansräkningen följer med från år till år.

Hur fungerar resultaträkningen?
Om vi går till det första exemplet, förening A får pengar IN genom att medlemmar och andra donerar pengar genom medlemsavgifter eller andra gåvor. På bokföringsspråk kallar vi pengar IN för intäkter. Motsatsen till intäkter är kostnader, alltså saker som KOSTAR, pengar UT. Det kan vara en elräkning, inköp av kaffe till ledarsamling, eller banhyra när tonår går och bowlar en fredagkväll.

Intäkter och kostnader är de två byggstenarna i resultaträkningen. Om man tar alla intäkter och sedan drar bort alla kostnader så får man ett resultat som antingen är vinst (pengar över) eller förlust (vi har gjort av med mer pengar än vi fick in).  Den vinsten eller förlusten för man över till balansräkningen och tar med sig in i nästa år.

Man kan tänka lite som en plånbok. Den 25e fyller du på med ny lön, pension eller studiestöd -det är dina intäkter. Sedan handlar du saker under månaden och betalar med dina pengar -det är dina kostnader. När månaden eller året är slut tittar du om du har några pengar kvar i plånboken och om det finns kvar är det din vinst. Pengarna får ligga kvar som en start när du får nästa månads lön, och det är på samma sätt som balansräkningen fungerar. Fast då är det på ett helt år istället för en månad som i exemplet.

Hur fungerar balansräkningen?
Balansräkningen innehåller på ena sidan tillgångar som till exempel pengar på banken, eller om man som förening äger en sommargård. På andra sidan finns skulder, t.ex. om föreningen tagit lån för att köpa sin sommargård och fakturor man fått på saker man köpt men som man inte hunnit betala ännu. Dessutom finns något som heter Eget Kapital. Det är skillnaden mellan tillgångar och skulder, och det är summan av alla tidigare års resultat från resultaträkningen.

Ideella föreningar brukar inte behöva redovisa moms (mervärdesskatt). Så här skriver Skatteverket:

“Allmännyttiga ideella föreningar som inte är skyldiga att betala inkomstskatt för näringsverksamhet är heller inte skyldiga att deklarera och betala moms på sin försäljning. Ni ska då inte ta ut moms vid försäljning av varor och tjänster och får inte heller dra av moms på inköp för er verksamhet. Om ni felaktigt tar ut moms på till exempel reklam, annonser, sponsring m.m. har köparen ingen avdragsrätt för den felaktigt debiterade momsen. Ni ska ändå redovisa momsen i en särskild skattedeklaration.”

När verksamhetsåret är slut så sammanställer kassören bokslut som skickas ut med handlingarna till föreningens årsmöte. Bokslutet sammanfattar alla de ekonomiska händelser som skett under året. Det gör man för att föreningens medlemmar ska veta hur ekonomin ser ut.

Den löpande bokföringen som görs under året är grunden för de rapporter man gör när året är slut. Resultatrapporten visar hur mycket pengar som har gått ut och kommit in till föreningen under året. Den visar alltså på föreningens intäkter och kostnader. I resultatrapporten kan man även (om man vill) jämföra resultatet med den budget man beslutat om.

Balansrapporten berättar hur stora tillgångar och skulder föreningen har totalt vid årets slut jämfört med årets början.

Bokslutet, tillsammans med övrig bokföring, ska i god tid före årsmötet överlämnas till revisorerna. Revisorerna granskar allting för att se att ekonomin har skötts ordentligt.

Verifikationer, huvudbok, bidragshandlingar och årsbokslut ska förvaras på ett säkert ställe i minst sju år.

De flesta föreningar i Equmenia är inte bokföringsskyldiga enligt lag, men Equmenia rekommenderar ändå att man sparar den ekonomiska redovisningen enligt bokföringslagen.

Ett organisationsnummer är som föreningens personnummer. Man behöver inte ha ett organisationsnummer för att vara en förening, men ibland kan t.ex. banken kräva att man har det. Det kan också behövas vid kontakt med myndigheter och om man ska göra vissa inköp och liknande.

Att skaffa ett organisationsnummer är kostnadsfritt och beställs via Skatteverkets hemsida.

Organisationsnumret är sökbart och går t.ex. att söka på ratsit.se eller allabolag.se.

Ideella föreningar är deklarationsskyldiga, vilket innebär att man måste lämna in en inkomstdeklaration till Skatteverket. I många fall kan det räcka att lämna en “särskild uppgift” tillsammans med föreningens inkomstdeklaration, vilket är en enklare typ av deklaration.

Läs mer om deklaration för ideell förening på skatteverket.se