Vårt medlemssystem har både videoguider och hjälptexter som hjälper dig. Du finner dem när du loggat in i Arken.

Det finns även support för dig via mejl och telefon. kontaktuppgifter till supporten hittar du HÄR

Appen underlättar den regelbundna närvaro- och medlemshanteringen mm. För att få tillgång till den laddar du ner Softadmin och scannar den QR-kod som kopplar ihop Softadmin med Arken. Instruktioner och QR-kod hittar du HÄR

Du kan logga in med ditt BankID och hantera din ungdomsgrupp eller patrull – ta närvaro, lägga in nya deltagare och registrera medlemskap. Enklast är det i appen!

En firmatecknare i föreningen skickar in ett digitalt avtal att börja med Arken. Kontakta Arken support för mer information.

Det kostar inget att använda Arken. 

Firmatecknare för föreningen skickar in en digital blankett för ny admin/avslut Admin via Equmenias hemsida. Kontakta Arken support för mer information.

Alla personuppgifter i ett register behöver hanteras med omsorg – oavsett om registret är digitalt eller analogt. För att säkerställa att informationen är korrekt och aktuell är det viktigt att alla uppgifter behandlas som betydelsefulla.

Personnummer är särskilt viktiga eftersom de gör det möjligt för föreningen att identifiera medlemmar entydigt och hämta uppdaterade uppgifter som namn och adress från folkbokföringen. Det bidrar till att föreningen har rätt information om sina medlemmar, vilket är viktigt både för administration och rapportering.

Föreningen har ansvar att uppdatera Arkens uppdrag och personuppgifter. 

Varje år uppdaterar Equmenia person – och kontaktuppgifter. Vi ber er därför kontrollera uppdrag, namn, telefon-/mobilnummer, e-postadress och att det finns personnummer inlagt.

DAK är digitalt närvarokort som underlättar ev rapportering till er kommun.  
Kontrollera med kommunen om möjlighet att lämna in DAK. Därefter kontakta Arken Support. 

Om ni har medlemmar med skyddad identitet så ska ni inte föra in dessa i Arken. Ni kan ändå räkna in dessa bland era medlemmar, men ni ska se till att de inte finns med på några listor! När ni sedan rapporterar era medlemmar lägger ni in antalet manuellt i samband med statistikrapportering. Vid en kontroll behöver ni kunna tala om vad det är som gör att siffrorna skiljer sig åt.

När det gäller personer utan personnummer hanteras de på olika sätt i Arken beroende på vilken status eller typ av identitetsbeteckning de har:

• Samordningsnummer har liknande format som ett personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX) med skillnaden att på siffrorna för dagen har det plussats på 60. Dessa kan läggas in som vanligt i Arken med sitt samordningsnummer och personens adressuppgifter kommer uppdateras automatiskt via folkbokföringen. Om personen sedan får ett personnummer kommer även det uppdateras automatiskt.
• LMA-nummer får en asylsökande i väntan på beslut och detta nummer kan inte läggas in i Arken. Ni kan lägga in födelsedatum och adressuppgifter manuellt men på grund av att uppgifter inte uppdateras automatiskt via folkbokföringen samt för att undvika att personen läggs in flera gånger rekommenderas att dessa inte läggs in i Arken.
• En person som är ”papperslös” är en person som av olika anledningar inte är registrerad hos någon svensk myndighet och har därför ingen identitetsbeteckning. Vår rekommendation är att dessa hanteras på samma sätt som en med skyddade personuppgifter och alltså inte registreras i Arken.