Styrelsen och andra roller

En ledamot är (i det här fallet) en person som är vald att sitta i föreningens styrelse. Alla ledamöter i en styrelse är lika viktiga och har ett gemensamt ansvar för föreningen. I styrelsen väljs också vissa särskilda uppdrag. En del av dessa kan väljas på årsmötet, som exempelvis ordförande, medan andra uppdrag väljs inom styrelsen, såsom vice ordförande, sekreterare och kassör.

Styrelsen kan också fördela andra ansvarsuppgifter. Här är några tips på vad som kan vara bra att fundera igenom:

• Vem har kontakt med anställda?
• Vem har kontakt med församlingens styrelse?
• Vem har ansvar för medlems-registret Arken och statistikrapporter till Equmenia?
• Vem ansvarar för att söka bidrag hos kommunen?  
• Vem är ansvarig för medlemsrekrytering?

Fundera på hur ni kan prata om uppdraget i styrelsen så att det både är tydligt vilket jobb det innebär, men så att det också väcker andras längtan efter att få vara med.

Ordföranderollen är en viktig post i styrelsen. Ordförande har som uppdrag att leda styrelsen och föreningen framåt, det innebär inte att ordföranden ska göra allt! I de flesta föreningar är det årsmötet som väljer ordförande.

Uppgifter för en ordförande:

• Leda styrelsemöten.
  Det är ordförande som sätter ihop en dagordning (de frågor som styrelsen ska ta upp på styrelsemötet). Ordförande leder styrelsemötet så att det fattas tydliga beslut så att styrelsen vet vad de ska jobba vidare mot. Ordförande har också ett uppdrag att se till att alla i styrelsen har möjlighet att säga vad de tycker.

I en styrelse där alla känner varann kan det bli en lättsam stämning där man har lätt att prata om saker. Men det kan innebära att besluten blir otydliga. Efter styrelsemötet så är man kanske t.o.m. oense om vilket beslut som fattades. Därför är det bra om ordföranden är tydlig. Man kan t.ex. ställa frågan -Är vi redo att fatta beslut om det här? och sedan säga -Kan vi besluta att… och låta övriga ledamöter svara på frågan. Då kan också sekreteraren skriva tydligt i protokollet att man har beslutat så som ordförande har sagt.

• Se till att årsmötets beslut genomförs.
  Det är styrelsens gemensamma ansvar att årsmötet beslut genomförs men ordförande har ansvar för att ta upp frågor om uppföljning av årsmötet och styrelsens beslut på dagordningen.
• Fördela och samordna arbetet
  När styrelsen träffas första gången (till konstituerande möte) har ordförande uppgiften att fördela de olika rollerna. Det blir förstås bäst om ledamöternas egna intressen och kunskaper får styra vem som gör vad.
• Hålla föreningens mål levande
  Själva poängen med förenings arbete, dess syfte och mål står i föreningens stadgar. Ordförande har en stor uppgift i att hela tiden försöka hålla målet levande – för att sig själv och för föreningen så att man gör det man vill göra.

Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och visar vilka beslut som tagits. Protokollet påminner dem som var med på mötet om vad som hände och informerar dem som inte var med på mötet om vad som hände.

Besluten är det viktigaste i protokollet. Det går också att skriva en del om vad man diskuterat, men det är inte lika viktigt. Försök att få besluten formulerade som de sades på mötet. För att veta vilka personer som var med på just det sammanträdet så är det bra om de närvarande finns antecknade med både för- och efternamn.

Tips!
Förbered protokollet innan mötet genom att ha med dig dagordningen som underlag i en dator. På så vis blir det lättare att koncentrera sig på vad som sägs under respektive punkt.

Sitt gärna bredvid ordföranden. Ordföranden har ibland anteckningar som kan vara bra underlag till protokollet. Efter en viktig paragraf (punkt i mötet) kan ordföranden också be sekreteraren att läsa upp vad som kommer att stå i protokollet.

Om sekreteraren förberett protokollet och skriver snabbt kan det i stort sett vara färdigskrivet då styrelsemötet är klart. Då kan protokollsjusterarna läsa igenom protokollet innan de lämnar mötet och direkt rätta till om något är oklart eller har blivit fel. Du kan läsa mer om vad en justerare gör under rubriken protokollsjusterare.

Protokoll kan skrivas på många olika sätt. Som hjälp på vägen har vi samlat ihop mallar till olika protokoll.

Kom ihåg! Det är först när protokollet är underskrivet som det räknas som justerat och godkänt.

Punkter som ska vara med i ett protokoll:

• Paragrafnummer (ex §1)
• För och efternamn på närvarande
• Datum
• Uppgift om vilket slags möte. T.ex. styrelsemöte för Equmenia X-stad.
• Beslut
• Underskrift

Protokollsjusterare är de som ser till att det som står i protokollet är vad man beslutat på mötet!

Protokollsjusterare väljs på varje styrelsemöte och kan vara vem som helst av ledamöterna, förutom ordförande och sekreterare. Till ett vanligt styrelsemöte räcker det att välja en person, men till större möten, som t.ex. årsmötet, väljs minst två personer.

Protokollsjusterarnas uppdrag är att läsa igenom det färdigskrivna protokollet och se till att det blivit rätt. De ska säga till om det är något som de tycker skrivits ner fel. Skulle man tycka olika så får man tillsammans diskutera och hitta rätt formulering. Justerarna skriver sedan under protokollet, tillsammans med ordförande och sekreterare, och det är först då som protokollet är giltigt.

Det är styrelsen i sin helhet som är ytterst ansvarig för föreningens ekonomi, men kassören har särskild koll på händelser som rör ekonomin. Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi sköts enligt uppsatta regler och enligt de rutiner som tagits fram av styrelsen. Kassören håller ordförande och styrelse informerade om den ekonomiska situationen, om budgeten följs eller om det har hänt något som skiljer från det planerade.

Uppgifter för en kassör:

• Ansvara för att göra en årsbudget
• Ekonomirapporter och bokslut
• Löpande bokföring
• Förvalta föreningens tillgångar
• Verkställa in- och utbetalningar
• Samla in medlemsavgifter/deltagaravgifter
• Hålla sig informerad om olika bidrag, som tex från kommunen och studieförbundet Bilda.
• Förvara föreningens värdehandlingar, tex avtall, lånehandlingar, kontoutdrag osv
• Hålla föreningen och styrelsen underrättad om den ekonomiska situationen genom att ge regelbundna rapporter.

I vissa föreningar sköts den ekonomiska förvaltningen tillsammans med församlingens ekonomi. Det går bra att göra så, men det är viktigt att man tydligt kan se vilka pengar som är föreningens och vilka som är församlingens. Det kan man göra genom att ha olika konton i kontoplanen eller genom att ha två olika ”företag” i bokföringsprogrammet.

Revisorernas uppgift är att granska styrelsens arbete, på uppdrag av föreningens medlemmar. Revisorerna väljs på årsmötet av föreningens medlemmar.

Hur många revisorer som föreningen ska välja bör stå i stadgarna. Enligt Equmenias normalstadgar ska man välja två revisorer och en revisorssuppleant (suppleant = reserv).

En revisor kan inte sitta i styrelsen och bör heller inte vara gift med, ihop med, förälder till eller barn till någon i styrelsen.

Vad ska de granska?

Att granska styrelsens arbete handlar delvis om en ekonomisk granskning. Det vill säga att kontrollera att styrelsen sköter föreningens ekonomi på ett riktigt sätt. Revisorerna ska kontrollera styrelsens ekonomiska rapporter, bokföring och verifikationer och hur de förhåller sig till en eventuell budget. Men också hur ekonomin stämmer med beslut som har fattats av styrelsen.

Revisorerna ska också kontrollera styrelsens rutiner. Finns det regler för hur mycket pengar en person eller grupp får använda utan att tillfråga styrelsen? Har styrelsen kontroll över att dessa regler följs av ledare och utskott? Revisorerna måste kontrollera att verifikationerna som finns överensstämmer med de varor eller tjänster som är köpta av föreningen.

Revisorerna är också ansvariga för att göra en förvaltningsrevision. Det innebär att de ska titta på hur styrelsen förvaltar (tar hand om) sitt uppdrag.  De ska läsa protokoll från styrelsemötena och granska vilka frågor som tagits upp och vilka beslut som har fattats. De beslut som styrelsen tagit får t.ex. inte stå i strid mot föreningens stadgar. Revisorerna ska se till att styrelsen inte har verkat utanför sitt mandat, dvs. tagit beslut i frågor som de inte har rätt att besluta om. Det är också revisorernas uppdrag att kontrollera att de beslut som är tagna genomförs. En av de främsta uppgifterna som revisorerna har är att se till att styrelsen genomför de beslut som årsmötet och medlemmarna har fattat.

När ska de göra sitt jobb?

Ofta är revisorerna bara aktiva inför årsmötet. Det är inte fel att göra så, men det är bättre om revisorerna och styrelsen har kontakt under hela året. Då är det lättare att hålla koll på vad som händer och i god tid få svar på saker man undrar över.

Det är valkommittén som tillfrågar personer till olika uppdrag i föreningen. Ett uppdrag är att sitta i styrelsen. Vilka uppdrag som valkommittén som föreslå personer är olika i olika föreningar. Det kan handla om att föreslå personer till olika ledarfunktioner, planeringsgrupper, bidragsansvarig m.m. Vanligtvis sker det mesta av valkommittén arbetet inför årsmötet.

Årsmötet väljer valkommitté. Enligt ideell föreningstradition så brukar man säga att valkommittén inte bör föreslå sig själva. Styrelsen ska inte heller föreslå valkommitté. Här kommer 3 förslag hur man kan välja valkommitté:

1. Ställa frågan på årsmötet
2. Ha en valkommitté som består av en person från olika grupper.
3. Valkommittén föreslår sig själva.

Det bra om de som sitter i valkommittén kan ha en så bred kompetens och erfarenhet som möjligt. Det är också viktigt att valkommittén känner till föreningens arbete.

Vad ska man göra och hur?
För att kunna göra ett bra jobb behöver valkommittén börja sitt arbete i god tid före årsmötet. Ansvaret för att arbetet kommer igång ligger på den som är sammankallande i valkommittén. Men det finns inget som hindrar att föreningens styrelse påminner om att de ska börja sitt arbete.

Här kommer några några punkter som är viktiga att komma ihåg i valberedningens uppdrag. Vi har sammanställt dem i en checklista. Kom ihåg att rakt igenom dessa punkter så är det viktigt att tänka på vad det är för kompetenser ni är ute efter.

• Har kontaktat styrelse, ledare och revisorer som valdes på förra årsmötet och frågat hur de ställer sig till att fortsätta sitt uppdrag.
• Kolla i alla grupper vad de har för ledarbehov
• Gör en lista på dem som finns kvar och de platser som behöver fyllas. (Styrelsen, revisorer, ledare i föreningens grupper, ombud till regionstämma, ombud till riksstämma, ev. övriga val).
• Fundera på vilken typ av person som behövs till de olika posterna som ska fyllas. Fråga gärna de olika grupperna vad de tycker saknas.
• Tillfråga personer
• Skicka in listan till årsmötet, gärna så att de hinner vara med i handlingarna.
• Var med på årsmötet så att ni där kan presentera era förslag.

I en styrelse kan man välja några personer ur styrelsen som är ett arbetsutskott (AU). AU har i uppdrag att förbereda frågor inför styrelsemöten, men de kan också få i uppdrag av styrelsen att hantera vissa frågor mellan styrelsemöten.

AU består ofta av ordförande och två ytterligare personer. Ibland kan det underlätta om kassören är en av dessa, eftersom en del ekonomiska frågor kan komma upp.

Tanken med att ha ett AU är att de ska underlätta för styrelsen. De ska redan innan mötet ha pratat igenom frågor, och sedan ge vidare den information som styrelsen behöver.

Det kan också underlätta att ha ett AU om man behöver fatta snabba beslut. Det kan t.ex. gälla en fråga som man vet är aktuell, men där man inte kan bestämma under ett styrelsemöte. Då kan AU få i uppdrag (mandat) att besluta om det på egen hand.

En förening är en juridisk person. Det innebär att man är en grupp människor som är organiserade och har lagliga rättigheter och skyldigheter. Det betyder att föreningen kan ha skulder, skriva avtal, hyra lokaler, anställa folk och vara part inför domstol.

Det är föreningen som betraktas som juridisk person, inte någon enskild medlem. Styrelsen är vald för att sköta detta ansvar på bästa sätt. Ansvaret är gemensamt i styrelsen.

Föreningens firmatecknare väljs i samband med styrelsens konstituerande styrelsemöte. En firmatecknare är den eller de som har rätt att teckna föreningens firma, alltså den som har rätt att ingå olika typer av avtal för föreningen. Det kan t.ex. handla om att vara den som har kontakt med banken, eller får göra större inköp för föreningens pengar. I många föreningar är det vanligt att man väljer ordförande och kassör som firmatecknare.

Man kan välja firmatecknare “var för sig” eller “tillsammans i förening”. Om man väljer “var för sig” så innebär det att varje firmatecknare ensam får göra de saker det handlar om. Väljer man “tillsammans i förening” så behöver alla valda firmatecknare tillsammans t.ex. skriva under avtalet.

Om man inte väljer några firmatecknare är det hela styrelsen som är det tillsammans.

Det är viktigt att komma ihåg att firmatecknaren inte får göra vad som helst bara för att den är vald. Det är fortfarande styrelsen som beslutar och som ger ramar. T.ex. kan man besluta om vilka summor som firmatecknaren själv får fatta beslut om.

När man har kontakt med banker, leverantörer och annat så kan de be om protokollsutdrag för att se vilka som är firmatecknare och har rätt att ingå avtal med dem.

I Equmenia får vi ibland frågan om vilken ålder man ska vara för att vara firmatecknare. Egentligen finns det ingenting som säger att man behöver vara en viss ålder, men vi brukar säga att det kan vara bra om personen är över 18 år. Detta då det är först efter 18 år någon har full juridisk rätt att ingå avtal vilket kan innebära att personens vårdnadshavare eventuellt behöver skriva under i personens ställe.

Det finns ibland också frågor om vad som skulle hända om styrelsen eller firmatecknarna gör något fel. I grunden är det alltid är föreningen som står till svars när något händer, eftersom de har valt sin styrelse. Men om föreningen i sin tur inte ger styrelsen ansvarsfrihet så kan en nyvald styrelse välja att ta ärendet till domstol. Du kan läsa mer om det under rubriken ansvarsfrihet.

Så här står det i boken Juridikboken, för ideella föreningar:

“Något som präglar många ideella föreningar är förekomsten av unga, omyndiga styrelsemedlemmar. Det finns inget hinder för att låta unga personer väljas till ledamöter i styrelser och de som är över 15 år kan bli skadeståndsskyldiga på samma sätt som en äldre styrelseledamot. Det är inte klarlagt i domstol om oaktsamhetsprövningen ter sig annorlunda för yngre styrelseledamöter eller om de kan få jämkat skadestånd.”