Styrelsen och andra roller

En ledamot är (i det här fallet) en person som är vald att sitta i föreningens styrelse. Alla ledamöter i en styrelse är lika viktiga och har ett gemensamt ansvar för föreningen. I styrelsen väljs också vissa särskilda uppdrag. En del av dessa kan väljas på årsmötet, som exempelvis ordförande, medan andra uppdrag väljs inom styrelsen, såsom vice ordförande, sekreterare och kassör.

Fundera på hur ni kan prata om uppdraget i styrelsen så att det både är tydligt vilket jobb det innebär, men så att det också väcker andras längtan efter att få vara med.

Ordföranderollen är en viktig post i styrelsen. Ordförande har som uppdrag att leda styrelsen och föreningen framåt, det innebär inte att ordföranden ska göra allt! I de flesta föreningar är det årsmötet som väljer ordförande.

Uppgifter för en ordförande:

• Leda styrelsemöten.
  Det är ordförande som sätter ihop en dagordning (de frågor som styrelsen ska ta upp på styrelsemötet). Ordförande leder styrelsemötet så att det fattas tydliga beslut så att styrelsen vet vad de ska jobba vidare mot. Ordförande har också ett uppdrag att se till att alla i styrelsen har möjlighet att säga vad de tycker.
• Se till att årsmötets beslut genomförs.
  Det är styrelsens gemensamma ansvar att årsmötet beslut genomförs men ordförande har ansvar för att ta upp frågor om uppföljning av årsmötet och styrelsens beslut på dagordningen.
• Fördela och samordna arbetet
  När styrelsen träffas första gången (till konstituerande möte) har ordförande uppgiften att fördela de olika rollerna. Det blir förstås bäst om ledamöternas egna intressen och kunskaper får styra vem som gör vad.
• Hålla föreningens mål levande
  Själva poängen med förenings arbete, dess syfte och mål står i föreningens stadgar. Ordförande har en stor uppgift i att hela tiden försöka hålla målet levande – för att sig själv och för föreningen så att man gör det man vill göra.

Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och visar vilka beslut som tagits. Protokollet påminner dem som var med på mötet om vad som hände och informerar dem som inte var med på mötet om vad som hände. Protokoll kan skrivas på många olika sätt. Som hjälp på vägen har vi samlat ihop mallar till olika protokoll.

Kom ihåg! Det är först när protokollet är underskrivet som det räknas som justerat och godkänt.

Punkter som ska vara med i ett protokoll:

• Paragrafnummer (ex §1)
• För och efternamn på närvarande
• Datum
• Uppgift om vilket slags möte. T.ex. styrelsemöte för Equmenia X-stad.
• Beslut
• Underskrift

Protokollsjusterare är de som ser till att det som står i protokollet är vad man beslutat på mötet!

Protokollsjusterare väljs på varje styrelsemöte och kan vara vem som helst av ledamöterna, förutom ordförande och sekreterare. Till ett vanligt styrelsemöte räcker det att välja en person, men till större möten, som t.ex. årsmötet, väljs minst två personer.

Protokollsjusterarnas uppdrag är att läsa igenom det färdigskrivna protokollet och se till att det blivit rätt. De ska säga till om det är något som de tycker skrivits ner fel. Skulle man tycka olika så får man tillsammans diskutera och hitta rätt formulering. Justerarna skriver sedan under protokollet, tillsammans med ordförande och sekreterare, och det är först då som protokollet är giltigt.

Ekonomi är så mycket mer än pengar. För en Equmeniaförening handlar det om att skapa ekonomiska möjligheter att bedriva verksamhet. Men också en planering för framtiden. Alla föreningar har olika förutsättningar och olika ekonomi, men alla måste sköta sin ekonomi för att ha koll över det som har hänt och kommer att hända.

Det är styrelsen i sin helhet som är ytterst ansvarig för föreningens ekonomi, men kassören har särskild koll på händelser som rör ekonomin. Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi sköts enligt uppsatta regler och enligt de rutiner som tagits fram av styrelsen. Kassören håller ordförande och styrelse informerade om den ekonomiska situationen, om budgeten följs eller om det har hänt något som skiljer från det planerade.

Uppgifter för en kassör:

• Ansvara för att göra en årsbudget
• Ekonomirapporter och bokslut
• Löpande bokföring
• Förvalta föreningens tillgångar
• Verkställa in- och utbetalningar
• Samla in medlemsavgifter/deltagaravgifter
• Hålla sig informerad om olika bidrag, som tex från kommunen och studieförbundet Bilda.
• Förvara föreningens värdehandlingar, tex avtall, lånehandlingar, kontoutdrag osv
• Hålla föreningen och styrelsen underrättad om den ekonomiska situationen genom att ge regelbundna rapporter.

Revisorernas uppgift är att granska styrelsens arbete, på uppdrag av föreningens medlemmar. Revisorerna väljs på årsmötet av föreningens medlemmar.

Hur många revisorer som föreningen ska välja bör stå i stadgarna. Enligt Equmenias normalstadgar ska man välja två revisorer och en revisorssuppleant (suppleant = reserv).

En revisor kan inte sitta i styrelsen och bör heller inte vara gift med, ihop med, förälder till eller barn till någon i styrelsen.

Vad ska de granska?

Att granska styrelsens arbete handlar delvis om en ekonomisk granskning. Det vill säga att kontrollera att styrelsen sköter föreningens ekonomi på ett riktigt sätt. Revisorerna ska kontrollera styrelsens ekonomiska rapporter, bokföring och verifikationer och hur de förhåller sig till en eventuell budget. Men också hur ekonomin stämmer med beslut som har fattats av styrelsen.

Revisorerna ska också kontrollera styrelsens rutiner. Finns det regler för hur mycket pengar en person eller grupp får använda utan att tillfråga styrelsen? Har styrelsen kontroll över att dessa regler följs av ledare och utskott? Revisorerna måste kontrollera att verifikationerna som finns överensstämmer med de varor eller tjänster som är köpta av föreningen.

Revisorerna är också ansvariga för att göra en förvaltningsrevision. Det innebär att de ska titta på hur styrelsen förvaltar (tar hand om) sitt uppdrag.  De ska läsa protokoll från styrelsemötena och granska vilka frågor som tagits upp och vilka beslut som har fattats. De beslut som styrelsen tagit får t.ex. inte stå i strid mot föreningens stadgar. Revisorerna ska se till att styrelsen inte har verkat utanför sitt mandat, dvs. tagit beslut i frågor som de inte har rätt att besluta om. Det är också revisorernas uppdrag att kontrollera att de beslut som är tagna genomförs. En av de främsta uppgifterna som revisorerna har är att se till att styrelsen genomför de beslut som årsmötet och medlemmarna har fattat.

När ska de göra sitt jobb?

Ofta är revisorerna bara aktiva inför årsmötet. Det är inte fel att göra så, men det är bättre om revisorerna och styrelsen har kontakt under hela året. Då är det lättare att hålla koll på vad som händer och i god tid få svar på saker man undrar över.

Det är valkommittén som tillfrågar personer till olika uppdrag i föreningen. Ett uppdrag är att sitta i styrelsen. Vilka uppdrag som valkommittén som föreslå personer är olika i olika föreningar. Det kan handla om att föreslå personer till olika ledarfunktioner, planeringsgrupper, bidragsansvarig m.m. Vanligtvis ska valkommittén sker det mesta arbetet inför årsmötet.

Årsmötet väljer valkommitté. Enligt ideell föreningstradition så brukar man säga att valkommittén inte kan föreslå sig själva. Styrelsen ska inte heller föreslå valkommitté. Här kommer 3 förslag hur man kan välja valkommitté:

1. Ställa frågan på årsmötet
2. Ha en valkommitté som består av en person från olika grupper.
3. Valkommittén föreslår sig själva.

Det bra om de som sitter i valkommittén kan ha en så bred kompetens och erfarenhet som möjligt. Det är också viktigt att valkommittén känner till föreningens arbete.

Valkommitténs uppdrag följer några punkter som är viktiga att komma ihåg. Vi har sammanställt dem i en checklista. Kom ihåg att rakt igenom dessa punkter så är det viktigt att tänka på vad det är för kompetenser ni är ute efter.

• Har kontaktat styrelse, ledare och revisorer som valdes på förra årsmötet och frågat hur de ställer sig till att fortsätta sitt uppdrag.
• Kolla i alla grupper vad de har för ledarbehov
• Gör en lista på dem som finns kvar och de platser som behöver fyllas. (Styrelsen, revisorer, ledare i föreningens grupper, ombud till regionstämma, ombud till riksstämma, ev. övriga val).
• Tillfråga personer
• Skicka in listan till årsmötet, gärna så att de hinner vara med i handlingarna.
• Var med på årsmötet så att ni där kan presentera era förslag.