Styrelsearbete
Att sitta i en styrelse är som att vara tränare för ett lag. Styrelsen arbetar med föreningens syfte och mål, och hjälper andra att bli så bra som möjligt.
De som sitter i en styrelsen pratar om hur man bör gå tillväga och hur man kan hjälpa till om det blivit bekymmer i någon grupp. Styrelsen pratar också om drömmar för framtiden och tar beslut om hur man ska komma dit. En engagerad styrelse är den bästa förutsättning en förening kan ha!
En ledamot är (i det här fallet) en person som är vald att sitta i föreningens styrelse. Alla ledamöter i en styrelse är lika viktiga och har ett gemensamt ansvar för föreningen. I styrelsen väljs också vissa särskilda uppdrag. En del av dessa kan väljas på årsmötet, som exempelvis ordförande, medan andra uppdrag väljs inom styrelsen, såsom vice ordförande, sekreterare och kassör.
Fundera på hur ni kan prata om uppdraget i styrelsen så att det både är tydligt vilket jobb det innebär, men så att det också väcker andras längtan efter att få vara med.
Vill du läsa mer?
I materialet finns bland annat mer info om vad ett arbetsutskott är och vad det innebär att vara juridisk person.
Ordföranderollen är en viktig post i styrelsen. Ordförande har som uppdrag att leda styrelsen och föreningen framåt. I de flesta föreningar är det årsmötet som väljer ordförande.
Att vara ordförande är spännande och viktigt! Men det kan också kännas svårt och klurigt att veta vad ordförande har för uppdrag. Här hittar du några tips kring ordförandes uppdrag. Och ännu mer tips finns i materialet som du hittar längst ner på sidan.
Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och visar vilka beslut som tagits. Protokollet påminner dem som var med på mötet om vad som hände och informerar dem som inte var med på mötet om vad som hände.
Det här är saker som bör finnas med i protokollet:
- Paragrafnummer (ex §1)
- För och efternamn på närvarande
- Datum
- Uppgift om vilket slags möte. T.ex. styrelse möte för Equmenia X-stad.
- Beslut
- Underskrift
Tips!
- Förbered protokollet innan mötet genom att ha med dig dagordningen som underlag i en dator. På så vis blir det lättare att koncentrera sig på vad som sägs under respektive punkt.
- Sitt gärna bredvid ordföranden. Ordföranden har ibland anteckningar som kan vara bra underlag till protokollet. Efter en viktig paragraf (punkt i mötet) kan ordföranden också be sekreteraren att läsa upp vad som kommer att stå i protokollet.
Kom ihåg! Det är först när protokollet är underskrivet som det räknas som justerat och godkänt.
Protokoll kan skrivas på många olika sätt. Det viktigaste är att punkterna ovan finns med. Som hjälp på vägen har vi samlat ihop mallar till olika protokoll.
Arkivering
Det är viktigt att ett original av varje protokoll sparas på ett säkert ställe. Äldre protokoll kan behövas för att se vad ni fattat för beslut tidigare, men de kan också fungera som en historisk beskrivning av vad som hänt i föreningen.
Det finns inga lagar och regler som säger hur länge ett protokoll ska sparas, men en rekommendation är att spara originalprotokollen i tio år i föreningens egna lokaler/arkiv. Men eftersom protokoll har ett historiskt värde så finns en praxis att de ska förvaras för all framtid.
Prata med dem som sköter arkiveringen i er församling. Kanske har de tips och kan hjälpa er med hur ni ska göra!
Att få sitta i en förenings styrelse är både viktigt och ibland klurigt. Här kommer några tips särskilt riktade till dem som är ordförande och sekreterare.
Mötesteknik
För att alla ska kunna få säga vad de tycker i en styrelse, och för att man ska variera arbetet, kan det vara bra att fundera på vilken mötesteknik man använder – alltså hur man gör under själva mötet. Vi människor är väldigt olika och behöver utmanas på olika sätt.
Här kommer två exempel som ni gärna får testa i era föreningar:
En runda
En bra metod för att alla ska få säga något är att göra en ”runda” där var och en får säga vad de tycker i en fråga. Men ibland kan det vara svårt att uttrycka sig direkt. Ett tips är att först låta alla skriva ner vad de tänker på en lapp och sedan göra ”rundan” så att alla får berätta vad de skrivit.
En fyrfältare
Fundera ut en frågeställning som du ställer till styrelsen. Exempelvis, var kommer vår förening att vara om 10 år?
Låt alla fundera och fantisera helt fritt. Svaren kan vara alltifrån vad man verkligen hoppas, till det allra värsta man kan tänka sig kan hända. Skriv ner alla förslag på post-it-lappar (ett svar på varje lapp). Ni kan välja att göra det antingen var och en för sig eller alla tillsammans.
Rita sen upp en ”fyrfältare” på ett stort papper och skriv ut orden Troligt, Inte troligt, Önskvärt, Inte önskvärt. Se bild.
Sen är dags att ta de lappar ni skrivit och fundera på i vilken ruta de hamnar. Till varje lapp ställer ni er frågan ”Är det troligt att det här kommer att hända?” ”Är det önskvärt att det ska hända?”. Om ni för en lapp svarar ja på båda dessa frågor så sätter ni lappen i troligt/önskvärt-rutan. Fortsätt sedan så med alla lappar.
Nu är det dags att plocka ut det ni ska jobba vidare med. De lappar som hamnar i troligt/önskvärt kommer troligtvis att kunna hända utan att det läggs så mycket extra energi på det. Lappar som hamnat i inte troligt/inte önskvärt kommer troligtvis inte att hända. Så dessa två rutor kan ni hoppa över den här gången.
Men det som hamnat i de två övriga rutorna kan ni som styrelse fundera vidare kring. Vad är det för saker som ni önskar skulle hända, men som ni inte tror kommer hända? Hur kan ni jobba för att det faktiskt händer?
Och de saker som ni inte önskar ska hända men som ni tror kan hända, hur jobbar ni med dessa frågor så att det förhoppningsvis inte händer?
Om ni har många lappar kan ni välja ut dem ni tycker är allra viktigast och fundera vidare kring dem. För att det inte ska glömmas bort framöver så kan ni bestämma att framöver ha en punkt på varje styrelsemöte då ni fortsätter att fundera på vad ni ska göra.
#demokratips
Gör ni något bra i er förening som underlättar det demokratiska arbetet? Ni får gärna dela det i sociala medier och tagga med #demokratips
Där kan ni hitta tips och idéer på vad andra föreningar gör! Taggen #demokratips startades av föreningen Vi unga! och de hoppas att fler vill använda den!
Protokollsjusterare är de som ser till att det som står i protokollet är vad man beslutat på mötet!
Protokollsjusterare väljs på varje styrelsemöte och kan vara vem som helst av ledamöterna, förutom ordförande och sekreterare. Till ett vanligt styrelsemöte räcker det att välja en person, men till större möten, som t.ex. årsmötet, väljs minst två personer.
Protokollsjusterarnas uppdrag är att läsa igenom det färdigskrivna protokollet och se till att det blivit rätt. De ska säga till om det är något som de tycker skrivits ner fel. Skulle man tycka olika så får man tillsammans diskutera och hitta rätt formulering. Justerarna skriver sedan under protokollet, tillsammans med ordförande och sekreterare, och det är först då som protokollet är giltigt.
Ekonomi är så mycket mer än pengar. För en Equmeniaförening handlar det om att skapa ekonomiska möjligheter att bedriva verksamhet. Men också en planering för framtiden. Alla föreningar har olika förutsättningar och olika ekonomi, men alla måste sköta sin ekonomi för att ha koll över det som har hänt och kommer att hända.
Det är styrelsen i sin helhet som är ytterst ansvarig för föreningens ekonomi, men kassören har särskild koll på händelser som rör ekonomin. Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi sköts enligt uppsatta regler och enligt de rutiner som tagits fram av styrelsen. Kassören håller ordförande och styrelse informerade om den ekonomiska situationen, om budgeten följs eller om det har hänt något som skiljer från det planerade.
Årshjul för kassören
Det här årshjulet är upplagt utifrån att er förening har ett verksamhetsår som följer kalenderåret. Det är också skrivet utifrån att man väljer en ny kassör.
Fundera kring budget
Det kan vara klurigt att komma på sätt för att få fler delaktiga i att fundera kring ekonomi och budget. Om du klickar här så kommer du till ett material som organisationen Vi unga tagit fram, just för att jobba med budget.
Föreningens budget säger något om vad föreningen vill satsa på och vad man tycker är viktigt. I vissa fall skulle man kunna säga att det är det dokument som allra tydligaste säger vart föreningen är på väg i framtiden.
Söka bidrag
Ibland kan föreningen behöva mer pengar än de man får in genom bidrag och medlemsavgifter. Då kan man söka bidrag. Equmenia har samlat ihop några tips, som du hittar om du klickar här! Ett annat tips är att kolla på Svensk bidragsförmedling. De kan hjälpa er att söka bidrag (mot betalning), men de har också listat olika bidrag man söka. Ni hittar listan om ni klickar här!
Tips på bokföringsprogram
Här finns ett antal tips på bokföringsprogram som samlats ihop från personer som jobbat med denna typ av frågor. Equmenia har inte testat dessa själv utan det är upp till varje förening att hitta det system de tycker är bäst.
Bokio – Ett bokföringsprogram som i grunden är gratis och där man får betala för vissa tillägg.
Promikbook – som ovan
Speedledger– Är kopplat till några olika banker och kostnaden beror på banken
Fortnox – Kostar 99kr/mån
Det finns också fler program att välja på. Hör gärna av er till oss om ni har något bra tips!
Ibland kan det vara så att de pengar en förening får in via verksamhetsbidrag från Equmenia och eventuell medlemsavgift inte räcker för att göra verksamheten så bra som man har tänkt. Ibland vill man göra något mer än det vanliga. Då kan det behövas alternativa sätt att få pengar till kassan.