Att starta och vara Equmeniaförening
Demokrati är ett sätt att ta till vara både på kraften att vara många och visheten i att vilja lyssna in allas åsikter.
En förening består av en grupp människor, de är medlemmar i föreningen. Det föreningen sysslar med kallas verksamhet och den kan se olika ut från förening till förening. Men det viktiga är att föreningen har ett bestämt syfte med sin verksamhet och att den är demokratisk.
Att vi i Equmenia använder oss av föreningsformen är mer än ett arv. Vi tror att varje människa är värd att lyssna på. Demokrati är ett sätt att ta till vara både på kraften att vara många och visheten i att vilja lyssna in allas åsikter.
En förening i Equmenia är en så kallad ideell förening. Det betyder att föreningen inte har verksamhet för att tjäna pengar och att det framför allt är personer som frivilligt engagerar sig, utan att få betalt för det.
Det finns inga särskilda lagar som bestämmer hur en ideell förening ska vara utformad. Men det finns både praxis och tradition som talar om hur man arbetar i en förening. Det viktigaste är att föreningen är demokratiskt uppbyggd. Det innebär att föreningens årsmöte är det högst beslutande sammanhanget i föreningen. Där väljer man en styrelse som leder arbetet under året.
En förening ansluten till Equmenia som betalar medlemsavgift får del av det nationella och det regionala kansliets tjänster, stöd och arrangemang.
När man är förening inom Equmenia så betalar man en medlemsavgift. Den utgår från antalet medlemmar i föreningen. Föreningen får sedan ett verksamhetsbidrag tillbaka från Equmenia. Det är pengar som Equmenia i sin tur får från staten i bidrag.
Myndigheten för Ungdoms och Civilsamhällesfrågor (MUCF) är de som reglerar vad som krävs för att Equmenia ska få statliga pengar. Det gör att Equmenia bara kan söka pengar för de föreningar som uppfyller dessa krav och det är bara dessa föreningar som kan få verksamhetsbidrag av Equmenia. De föreningarna kallas bidragsgrundande föreningar.
En bidragsgrundande lokalförening tillhör Equmenia, har godkända stadgar, har ett uppdaterat medlemsregister, valt att utgöra bidragsgrund för Equmenia samt att minst 60 % av medlemmarna är mellan 6-25 år. Om något av det saknas så är er förening inte bidragsgrundande och har inte rätt till verksamhetsbidrag från Equmenia.
Föreningar i Equmenia som inte är bidragsgrundande betalar ändå en medlemsavgift och de får då samma service från Equmenia som övriga föreningar.
Det finns ett maxbelopp på hur mycket en förening som inte är bidragsgrundande ska behöva betala i medlemsavgift. Det ligger på
7 000 kronor (2019). Om skälet till att föreningen inte är bidragsgrundande endast beror på att föreningen har för stor andel medlemmar som är under 6 år ligger maxavgiften på medlemsavgiften på 5 000 kronor.
Föreningen betalar ➡️ medlemsavgift till Equmenia nationellt:
100 kr per medlem
Föreningen betalar ➡️ scoutavgift (till Scouterna via Equmenia):
117 kr per scout
Föreningen får ⬅️ verksamhetsbidrag från Equmenia nationellt till föreningen:
135 kr per bidragsgrundande medlem
Föreningen betalar ➡️ regionavgift (olika i regionerna):
25–50 kr per medlem
Utöver medlemsavgiften till Equmenia så betalar föreningar som har scouter ytterligare en avgift per scout. Den avgiften regleras av den nationella paraplyorganisationen Scouterna.
Varje förening betalar också en avgift till sin Equmeniaregion. Regionavgiften är olika i de olika regionerna.
Både medlemsavgiften och regionavgifterna är avgifter som föreningarna är med och beslutar om på respektive stämmor.
Starta en Equmeniaförening
Vad roligt att ni vill starta en förening!
Fundera tillsammans över vad ni vill med föreningen, samla ihop de som är intresserade och ha ett bildarmöte tillsammans. Förankra detta med församlingen och prata ihop er om hur ni kan samverka. Fundera på vad ni vill med föreningen och vilka ni vill nå. Kontakta Equmeniaregionens föreningsutvecklare för att få tips och ev. material ni kan behöva när ni bildar föreningen, till exempel förslag på stadgar och hjälp med att utforma ett protokoll för bildandet.
Det finns saker ni behöver när ni startar en förening. En viktig sak är stadgar, där det står hur föreningen ska fungera. Det kan även vara dokumentmallar om ni tycker att det är skönt att ha. Equmenia har normalstadgar för föreningar att använda sig av, utgå från dessa och justera om ni vill göra något annorlunda. När ni tagit fram ert förslag på stadgar mejla dom till stadgar@equmenia.se för godkännande och eventuellt hjälp i utformandet. Gör detta innan ni antar stadgarna på ert bildarmöte. Läs mer om stadgar här.
När ni bestämt att ni vill bilda förening är det bra om ni bestämmer ett datum då ni ska ha ett möte för att på riktigt bilda föreningen. Det brukar kallas bildarmöte. Välj ett datum så att ni före det hinner med punkterna nedan och hinner informera så många intresserade som möjligt.
En förening behöver en styrelse som leder föreningens arbete. När ni bildar en förening så behöver ni också välja en styrelse. En styrelse består av ordförande, kassör och några till personer (de kallas ledamöter). Hur många som ska vara med bestämmer ni i era stadgar. Se till att ha ett färdigt förslag på vilka som ska sitta i styrelsen till bildarmötet. Läs mer om de olika rollerna här.
Föreningen behöver också utse revisorer. Revisorernas uppdrag är att granska det arbete som styrelsen gör. I normalstadgarna är förslaget att man ska välja två revisorer och en suppleant (ersättare). 2 revisorer är bra för att då kan de hjälpas åt att titta så att ekonomin stämmer och att styrelsen har tagit beslut på sina möten som överensstämmer med vad som är beslutat på årsmötet. Suppleanten finns där för att hoppa in om någon revisor inte har möjlighet att göra revisionen. Läs mer om revisorer här.
Nu är ni redo att ha ert bildarmöte! Där ska ni:
- Besluta om stadgar och namn på föreningen
- Välja styrelse och revisorer
- Visionera och besluta om er framtida verksamhet
Förslag till dagordning hittar ni på Equmenias sida med dokument och mallar.
Kom ihåg att ni alltid kan ta hjälp av Equmeniaregionernas anställda!
Efter bildarmötet behöver styrelsen ha ett konstituerande möte, mer info hittar ni HÄR
En förening behöver medlemmar. Hur man blir medlem beskrivs i föreningens stadgar. Det är viktigt att medlemmen själv valt att vara med i föreningen. Medlemskapet i föreningen måste förnyas varje år.
För att vara en bidragsgrundande förening i Equmenia (alltså få bidrag från Equmenia som i sin tur får pengar från staten), måste ni ha minst 5 medlemmar som är minst 6 år och högst 25 år. När föreningen har fått fler medlemmar måste fortfarande minst 60% av medlemmarna vara mellan 6 och 25 år.
Läs mer om medlemsskap här.
För att kunna hålla reda på medlemmarna behövs ett register. Där behöver finnas alla medlemmars namn, personnummer, adresser och när de blev medlemmar i föreningen. Equmenia vill att alla föreningar använder sig av Equmenias registerprogram Arken. Skicka ett mejl till support@arkenmedlem.se så hjälper vi er att komma igång! Det går också bra att ringa under kontorstid, 08-58 00 31 69 och berätta att er förening vill använda Arken.
Läs mer om Arken här.
Eftersom en förening får ta emot bidrag från Equmenia och kanske från kommunen så behöver föreningen hitta ett sätt att sköta sin ekonomi. Att skaffa ett bankkonto till föreningen kan vara en bra idé men kostar en del pengar i avgifter.
Det är möjligt att sköta ekonomin tillsammans med församlingen, men då måste det ändå vara tydligt vilka pengar som hör till föreningen.
Ett bra tips är också att ni skaffar ett organisationsnummer.
Mer information om ekonomi hittar ni HÄR.
Organisationsnumret är som föreningens personnummer. Det är kostnadsfritt och beställs med en blankett från Skatteverket.
Man behöver inte ha ett organisationsnummer för att vara en förening, men det är bra att ha om ni ska starta ett eget bankkonto eller köpa andra tjänster genom föreningen.
När ni har skaffat ett organisationsnummer så kommer ni även att behöva deklarera för föreningen till Skatteverket, ni kan begära undantag om deklaration om ni skickar in underlag för detta till Skatteverket.
När föreningen är bildad är det viktigt att ni meddelar Equmenia detta. Det gör ni genom att skicka in protokoll från bildarmötet samt de stadgar som antogs i samband med bildandet. Det skickas till stadgar@equmenia.se.
Det skickas sedan vidare till Equmenias styrelse för beslut. När beslutet är fattat får föreningen ett mail med bekräftelse på att ni är en godkänd förening!
Equmenia informerar även regional föreningsutvecklare om att ni är godkända så hen kan kontakta er om ni inte redan varit i kontakt med varandra innan.
När allt är klart och ni är en godkänd förening så är det dags att fira! Kanske kan ni fira med en gudstjänst?
Vilande förening
Om det inte längre finns någon verksamhet i er förening kan ni välja att vara en vilande förening.
När ni funderar på att er förening behöver vara vilande, ta först kontakt med er föreningsutvecklare! De kan hjälpa er att se över andra alternativ eller guida er vidare i processen.
Att göra föreningen vilande sker i samband med att föreningen skickar in er statistikrapport där ni meddelar om föreningen är aktiv eller vilande. Då behöver ni inte betala någon avgift till Equmenia, men ni får fortfarande en del viktiga utskick. Ni kommer också att fortsätta få uppmaning om att skicka in statistikblanketten.
En vilande förening behöver kalla till årsmöte och välja en styrelse precis som en aktiv förening. Men årsmötet kan hållas kort och styrelsen behöver bara ha ett styrelsemöte under året.
Styrelsens uppgift blir att förvalta föreningens pengar och ta initiativ till att starta upp verksamhet när förutsättningar finns.
När ni sedan ser en möjlighet att få i gång verksamheten igen så är det bara att sätta igång.
En förening kan som huvudregel vara vilande i två år och därefter behövs beslut tas om föreningen ska startas upp eller läggas ner. Om föreningen vill starta upp igen och har kontakt med sin regionala föreningsutvecklare kan föreningen vara vilande i ytterligare ett tredje år om detta behövs för att få ihop en styrelse eller liknande. Varför det finns en tidsgräns är för att ju längre tid en förening är vilande desto svårare blir det att både starta upp den igen eller lägga ner den.
Om ni vill starta upp en vilande förening så behöver ni titta på de beslut som togs när föreningen blev vilande och sen utgå från föreningens stadgar om de fortfarande är aktuella.
Om föreningen inte varit aktiv på länge och ni inte har någon styrelse eller några beslut om vad som ska hända under perioden den vilar så kan det vara bäst att lägga ner den gamla föreningen och sedan starta en helt ny förening.
Kom ihåg att skicka in er statistikrapport i slutet av verksamhetsåret.
Kontakta din föreningsutvecklare så hjälper vi er!
Upplösa en förening
Om ni inte ser någon möjlighet att ha verksamhet under överskådlig tid så är det bäst att upplösa föreningen. För att det ska göras på rätt sätt så är det bra att inte vänta för länge. Det underlättar om den senast valda styrelsen och ev. firmatecknare finns med. Er regionala föreningsutvecklare stöttar er gärna i det här arbetet!
Se till att ni tydligt lyft frågan i föreningen så att alla har haft möjlighet att tycka till om förslaget. Kontakta också gärna regionen i ett tidigt skede för att diskutera saken, och få hjälp och stöd.
I stadgarna finns ofta en beskrivning av hur man ska göra för att lösa upp föreningen.
Se till att det står tydligt i årsmöteshandlingarna hur beslutet ska gå till. Beskriv hur ekonomin ser ut, vad som står i stadgarna om var pengarna ska gå vid upplösning och hur det ska gå till vid överlämning till tex församlingen eller Equmenia beroende på var pengarna ska gå.
Förslag till dagordning vid upplösande av förening.
1. Årsmötet öppnas
2. Val av funktionärer för mötet
3. Närvarande
4. Beslut om dagordning
5. Upplösning av föreningen
6. Avslutande av bankkonto
7. Övriga frågor
8. Mötet avslutas
Fatta beslut på årsmötet om att föreningen ska upplösas, enklast är att besluta att lägga ned föreningen med omedelbar verkan och att uppdra åt valda firmatecknare att se till att föra över föreningens pengar till avsedd part samt att kontakta relevanta instanser (se nedan).
Ni kan även välja att kalla till extra årsmöte för att lägga ner föreningen helt efter att firmatecknarna är klara med sina uppdrag om nedstängning av konton och överföring av pengar.
Meddela församlingen och Equmenia nationellt om ert beslut, mejla protokoll till stadgar@equmenia.se.
Firmatecknare kontaktar ev. bank för att avsluta konton. Kom ihåg att om ni har ett organisationsnummer även meddela Skatteverket om att föreningen inte finns längre.