Årsmöten och styrelsemöten

Styrelsemöte

När en förenings styrelse träffas så brukar man kalla det för styrelsemöte. Ett annat namn är sammanträde. Vilket ord man använder spelar ingen roll, de betyder samma sak.

När man har ett styrelsemöte så tar man upp ett antal olika frågor/punkter som alla i styrelsen har fått innan, eller precis när mötet börjar. För det mesta är det ordförande som förbereder vad som ska tas upp. Listan med punkter kallas dagordning eller föredragningslista.

Under ett styrelsemöte ska man skriva protokoll så att man efteråt kan se vad som bestämdes.

Konstituerande styrelsemöte

Det första styrelsemötet som styrelsen har efter årsmötet brukar kallas konstituerande styrelsemöte. Konstituera betyder ungefär organisera. På det mötet väljs alla olika uppgifter som kan finnas i en styrelse, exempelvis kassör och vem som skriver protokoll. Protokollet som skrivs vid det konstituerande styrelsemötet kan sen användas när man exempelvis kontaktar banken.

Föreningsmöte

Ett föreningsmöte är en samling då man bjuder in hela föreningen för att diskutera någonting speciellt.

Precis som med årsmötet står det i föreningens stadgar hur långt i förväg man behöver bjuda in till ett föreningsmöte. I Equmenias normalstadgar står det så här:

“Kallelse till föreningsmöte ska ske senast två veckor före föreningsmötet och innehålla de ärenden som ska behandlas i föreningsmötet. Handlingarna ska finnas tillgängliga senast en vecka innan mötet.”

Det står också i stadgarna vilka som får bjuda in/kalla till ett föreningsmöte. I normalstadgarna står att styrelsen kan bjuda in. Men även att revisorerna kan bjuda in. Medlemmar kan också bjuda in, men då ska det vara ett visst antal eller en viss procent av medlemmarna. Hur många det ska vara står i stadgarna.

Vid ett föreningsmöte skriver man en dagordning innan mötet. Under mötet skriver man protokoll.

Årsmöte

Föreningar har en gång per år ett årsmöte. Det är något som alla ideella föreningar måste ha för att kunna fungera som förening.

Årsmötet är det tillfälle då alla medlemmar i föreningar får vara med och påverka vad som ska hända under det år som ligger framför. Det är då man väljer styrelse för året som kommer. Årsmötet är också det tillfälle då man tittar på vad som hänt under året som gått och ser så att allt har gått rätt till.

Man skulle kunna se årsmötet som föreningens födelsedag! Så se till att göra det till en fest!

Kallelse till årsmötet

Eftersom årsmötet är för alla medlemmar så är det extra viktigt att man bjuder in ordentligt. I föreningens stadgar står hur långt i förväg man måste bjuda in. Där står för det mesta också när man måste ha sitt årsmöte. Ofta står det att man ska ha det före en viss månad.

Mötesteknik

Mötesteknik kallas det sätt man genomför ett årsmöte eller styrelsemöte. Under ett årsmöte är det viktigt att i förväg fundera på hur man lägger upp mötet.

Tips inför årsmöten

Har ni funderat på hur ni lägger upp ert årsmöte? Hur bjuder ni in medlemmarna? Hur gör ni för att få så många som möjligt delaktiga? Har ni funderat på vilket språk ni använder så att alla kan förstå?

För att få till ett bra årsmöte gäller det att vara väl förberedd. För att få hjälp inför planeringen kan ni ta hjälp av materialet Bestämma trots ålder*. Där finns verktyg för att fundera på det som händer Innan, Under och Efter årsmötet!

En bra övning från materialet Bestämma trots ålder är ”Rita ert årsmöte”. Se filmen och testa i er förening!

*Bestämma trots ålder är ett material framtaget av Vi unga i ett projekt finansierat av Allmänna arvsfonden. Equmenia har varit med och testat materialet och får därför använda det fritt!

Här kommer några röster från olika Equmeniaföreningar runt om i landet som berättar hur de brukar göra vid årsmöten:

Equmenia Tumba

I Tumba började vi i våras med att köra det på en scoutkväll då det är vår i nuläget största aktivitet. Vi hade i förväg förberett scouterna på handlingarna och upplägget m.m. Det gick väldigt bra även om vi såklart kan förbättra det. Vi gjorde det lite roligare genom att göra dagordningen som en spelplan, ekonomin som tv-programmet lyxfällan gör fast med låtsaspengar (visuellt och pedagogiskt), några danspauser för att få upp energin. Sen fanns det ritpapper och pennor vid varje bord.

Till nästa år tänker vi korta mötet lite till. Köra lite bingo med ord och begrepp som dyker upp under mötet.

Centrumkyrkans ungdom Farsta

Farsta kör också en scoutkväll. Under terminen pratar vi demokrati med Spararna som också får skriva egna motioner. Andra populära aktiviteter på årsmötet är ekonomiredovisning med guldklimpar, Spårare som får agera 2 vice ordförande med klubbansvar mm mm. Godisregn är också populärt men väl förberedda årsmöten är en nyckel.

 Equmenia Luleå

I Luleå kör vi kombinerat med Fredagsmiddag, en aktivitet vi annars brukar ha ca 1 gång/mån då vi bjuder in till mat, andakt och gemenskap. På borden för just årsmötes-middagen ligger dagordning, propositioner och ev. motioner och möjlighet till samtal om dessa ges under måltiden. Årsmötet börjar efter måltidens slut och är ett ganska klassiskt årsmöte. Men då finns flera unga i olika åldrar, ledare och andra församlingsmedlemmar med. Sen avslutas det hela med andakt och efterrätt.

Equmenia Frövi

Här lägger vi fokus på ledarna och deras inflytande över årsplaneringen, så vi kör årsmöte o ledarsamling/fest samtidigt.

Hur gör ni i er förening? Dela gärna med er genom att tagga inlägg i sociala medier med #eqårsmöte och #demokratips!

Mer om årsmötet

Inför ett årsmöte är det fler saker man behöver tänka på, såsom att skriva verksamhetsberättelse och hur man presenterar ekonomin. Det och mer kan ni läsa om i Equmenias material ”Hjälp till styrelser”. Där finns också en checklista inför årsmötet.

Ansvarsfrihet

Att bevilja ansvarsfrihet innebär att medlemmarna utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Det innebär att medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt och att medlemmarna återigen tar över ansvaret för föreningen.

Det är revisorerna som föreslår om styrelsen ska ha ansvarsfrihet eller inte.

Om en förening inte ger styrelsen ansvarsfrihet så innebär det oftast att man också väljer en helt ny styrelse, eftersom man inte har förtroende för de som suttit. Man kan också välja att endast en person i styrelsen inte får ansvarsfrihet.

Det är ovanligt att en styrelse inte får ansvarsfrihet och det är viktigt att ha sett över alla alternativ innan beslutet tas.

Vad som händer efter att en styrelse inte får ansvarsfrihet beror på anledningen till beslutet. Det kan vara så att man inte gör något mer än att välja en ny styrelse. Men det kan också vara så att den nyvalda styrelsen kan välja att ta ärendet till domstol. Det kan då bli så att ledamöterna i den gamla styrelsen blir skadeståndsskyldiga mot föreningen.

Om det i en förening skulle finnas tveksamheter inför om en styrelse kan få ansvarsfrihet så uppmanar vi att man i förväg kontaktar någon på Equmeniaregionen eller Equmenia nationellt för att be om råd.