Detta är ett redskap framtaget för att underlätta ledarskap, effektivisera samarbete och möjliggöra för projekt att genomföras på ett systematiskt och hållbart sätt.
Ta hjälp av det som känns relevant för det aktuella projektet och se förbi resten.
Vill du ha projektmallen som pdf för utskrift? Ladda ner här.
1. Förarbete
Nedan listas sådant som är bra att göra så snart som möjligt efter att du har tilldelats uppdraget att leda ett projekt.
1.1 Klargör visionen för projektet
Beställaren har en vision med projektet; sätt dig in i visionen och be om nödvändigt beställaren om förtydligande.
1.2 Tydliggör målet med projektet
Formulera vad projektet konkret ämnar uppnå eller bidra till. Är målet att arrangera en låtskrivarhelg, skapa engagemang hos en specifik målgrupp, samla in pengar till något, uppnå en bredare mångfald i en viss verksamhet, ta fram en arbetsmodell, förbättra samarbetet i en personalgrupp etc?
1.3 Gör en grov tidsplan
Notera de hållpunkter som finns i nuläget – viktiga datum, delmål, möten etc. Ju fler tidpunkter som anges, desto mer tydligt och lättarbetat blir projektet. Tidsplanen uppdateras och återkopplas till kontinuerligt under arbetets gång.
1.4 Gör en uppdragsbeskrivning
Tydliggör vad som ingår i projektet och vilka förväntningar som finns på projektledare och projektgrupp. Exempel på sådant som är bra att specificera:
- Hur hålls möten och hur ofta?
- Hur mycket tid förväntas projektgruppen lägga på projektet?
- Hur ska kommunikationen ske, endast via Teams?
- Vad händer när någon inte kan delta på möten eller utföra tilldelade uppgifter?
- Hur ska projektet utvärderas?
1.5 Utforma en projektgrupp
Projektgruppen skapas utifrån de roller som behövs. Ta hjälp av uppdragsbeskrivningen för att säkerställa att alla har gemensamma förväntningar på innebörden av att vara med.
| Roll | Namn | Kontaktuppgifter |
| Exempel | Exempel | Exempel |
| Exempel | Exempel | Exempel |
1.6 Utse en referensgrupp
Referensgruppen kan fungera som bollplank till projektgruppen och stärker projektet genom att tillföra specifik erfarenhet och ett utifrånperspektiv. Detta behövs inte för mindre arrangemang men vid större arrangemang och läger kan detta underlätta arbetet.
| Namn | Kontaktuppgifter | Titel/roll/sammanhang |
| Exempel | Exempel | Exempel |
| Exempel | Exempel | Exempel |
1.7 Gör en kommunikationsplan
Kontakta en kommunikatör för att tillsammans fylla i en kommunikationsplan för projektet.———— vad ska det stå här?
1.8 Sätt dig in i ekonomin
Skapa dig en övergripande uppfattning om de ekonomiska aspekter som rör projektet. Vilka kostnader förväntas? Finns pengar budgeterat för projektet? Behöver mer pengar sökas från externa parter? Hur ska redovisningen gå till? Finns det ett verksamhetsnummer för projektet? Prata med ekonomiansvarig om du behöver stöd.
2. Utforma en projektplan
Nedan får du stöd i att utforma en projektplan. En projektplan är ett dokument som förklarar ett projekt i sin helhet och därmed hjälper till att få struktur på arbetet samt en god överblick över hela processen.
Genom kontinuerlig återkoppling till projektplanen kan det säkerställas att arbetet går åt rätt håll – att projektgruppen prioriterar de moment som är mest relevanta, att tidsplanen följs och så vidare. På så vis blir projektplanen ett stöd för projektgruppen att nå mål och visioner. Projektplanen kan med fördel tas fram tillsammans med projektgruppen.
Eftersom alla projekt är olika behöver en projektplan alltid anpassas till varje specifikt projekt. I vissa fall kan projektplanen behöva innehålla fler parametrar än de som nämns nedan, ibland färre. Utforma planen på ett sätt som passar det aktuella projektet och de som är delaktiga. Det viktiga är inte hur projektplanen ser ut, utan att den underlättar arbetet. En projektplan bör vara så tydlig att vem som helst kan ta över arbetet, om någon blir sjuk eller liknande. Ju mindre beroende projektet är av specifika personer, desto mer hållbar är processen.
Med hjälp av en projektplan bör dessa frågor kunna besvaras: Vad ska genomföras? När ska det genomföras? Hur ska det genomföras? Varför genomförs det?
Nedan listas sådant som är lämpligt att ha med i en projektplan.
2.1 Bakgrund
Varför kom projektet till? Något “problem” som behöver lösas? Var togs beslutet att detta skulle arbetas med, till exempel på föreingsmötet, styrelsen eller i något annat sammanhang? Vem är ägare av projektet – Föreningen, församlingen, scoutkåren eller flera föreningar? Vem har i uppdrag att utföra projektet, dvs. vem är projektledare?
| Projektägare (org. eller ansvarig person) | Projektbeställare (ex. styrelsen.) | Projektutförare (projektledare) |
| Exempel | Exempel | Exempel |
2.2 Syfte och mål
Syftet är den effekt du vill nå med projektet medan målen står för det som ska vara uppnått vid projektets slut. Här kan du gå tillbaka till punkt 1.2 och använda dig av det du har skrivit där.
2.3 Organisation och bemanning
Skapa en lista över vilka som deltar i projektet, vad de har för roller, ansvarsområden, befogenheter osv.
2.4 Aktiviteter
Gör en sammanställning av projektets aktiviteter, t.ex. ett läger, fem aktiviteter för unga vuxna, en körhelg. Specificera hur lång tid tar det att genomföra varje aktivitet, vilka personer som behövs, kostnader etc.
2.5 Delmål
Notera projektets viktigaste milstolpar.
2.6 Tidsplan
Gör en överskådlig tidsplan innehållande deadlines, möten, arrangemang etc. Tidsplanen uppdateras löpande och har en central roll i projektet – återkoppla kontinuerligt för att stämma av vad som behöver göras härnäst. Ju mer detaljerad tidsplan, desto mer lättarbetat blir projektet.
2.7 Nulägesanalys
I början av projektet kan det vara bra att se över interna och externa förutsättningar genom att till exempel göra en SWOT-analys.
En SWOT-analys är ett smidigt verktyg för att definiera vilka styrkor (strengths), svagheter (weaknesses), möjligheter (opportunities) och hot (threats) som finns.
Det är också viktigt att analysera läget kontinuerligt under projektets gång – följ upp hur ni ligger till i relation till tidsplan och mål, för att på bästa sätt lägga upp det fortsatta arbetet.
2.8 Riskanalys
Gör en riskanalys över projektet. Vilka risker finns och hur kan ni förebygga att det inte händer? Läs mer om riskanalys och hur du kan jobba med säkerhet här:
3. Avslut och utvärdering
När målet med projektet är uppnått är det dags att avrunda arbetet. Knyt ihop säcken genom att ge alla inblandade möjlighet att utvärdera processen, utfallet, samarbetet… Det är viktigt att kommunicera avslutet på ett sätt så att alla förstår om projektet helt och hållet är slut, om ett specifikt samarbete är över eller om det eventuellt finns något kvar att göra.
3.1 Deltagarnas utvärdering
Om projektet har innehållit arrangemangstillfällen – låt deltagarna och ledarna (gärna olika utvärderingar för ledare och deltagare från olika perspektiv) göra en kort utvärdering. Inför framtida, liknande projekt är det bra att veta hur arrangemanget togs emot av målgruppen.
TIPS! Ibland är det svårt att få deltagarna att göra en utvärdering men vill ni ändå få in någon information av deltagarna kan ni använda metoden PMI. Fråga dom vad som har varit PLUS, MINUS och INTRESSANT med arrangemanget så har ni fått en liten utvärdering.
3.2 Projektgruppens utvärdering
Projektgruppen bör göra en utvärdering där ni kopplar tillbaka till projektplan och de olika delar som arbetats med. Om flera olika arbetsgrupper har varit inblandade i projektet (t.ex. referensgrupp och strategiska arbetsgrupper) – låt även dem utvärdera projektet utifrån deras perspektiv.
TIPS! Vänta inte för länge med utvärderingen, gör den när minnena är färska.
3.3 Sammanfatta projektet. Vad finns att lära?
Sammanfatta de olika utvärderingarna och lyft fram delar som är extra viktiga att ta med ur projektet. Uppnåddes målet? Uppfylls syftet? Följdes tidsplanen? Stämde riskanalysen? Gjorde ni som vi hade tänkt? Om inte – varför? Vad finns det att dra lärdom av?
Det är en god idé att samla ihop dokument, material och övningar som går att återanvända, så att andra som jobbar med liknande saker framöver lätt kan ta del av det.
3.4 Behöver pengar redovisas?
Missa inte att redovisa ekonomin och skicka in eventuella återrapporteringar.