Budgeten är en kvalificerad gissning av vilka intäkter och utgifter som kommer att finnas för lägret. Samtidigt är budgeten också ett styrdokument för vad saker får kosta. Budgeten kan gå att justera, men det kräver beslut av till exempel lägerledningen som har koll på helheten.
Förutsättningar
När du ska planera en budget är det viktigt att fundera på vad ni har för ramar.
Vad händer om lägret skulle gå back, finns det någonstans att ta pengar ifrån för att täcka upp förlusten? I så fall kan man lägga en snävare budget och behöver inte ha lika stor marginal för oförutsedda utgifter.
Det är också bra att redan innan lägret fundera igenom vad som händer om lägret går plus. Om det är flera föreningar som deltar, ska pengarna delas upp mellan föreningarna och ska de i så fall delas jämt eller utifrån deltagarantal eller ska pengarna betalas ut till lägerinsamlingen?
Har det gjorts ett liknande arrangemang tidigare? Be att få ta del av det arrangemangets budget och utfall så har ni något att utgå från som en grund och kan sedan göra justeringar utifrån era unika förutsättningar.
Utgifter
Fundera igenom och skriv upp vilka olika utgifter ni kommer att ha under lägret.
I budgeten behöver man räkna på både fasta utgifter som ska fördelas över alla deltagare och kostnader som man har per person. För att göra klart budgeten behöver man därför göra en rimlig uppskattning av hur många personer som kommer att delta på lägret.
Tänk på att räkna med alla utgifter som lägret har, både stora och små.
Om planeringsarbetet delas upp i olika grupper, en som planerar mat, en som planerar program osv. Var tydlig med vilken budget varje grupp har att röra sig med. Hur mycket material kan köpas in, hur mycket får maten kosta per person och dygn etc.
Finns planeringsgrupperna på plats tidigt i planeringen kan de få skicka med önskemål till budgeten. Vi skulle vilja hyra eller köpa in de här sakerna, vi skulle vilja göra lite mer avancerad mat och därför ha en högre kostnad än normalt etc.
Följ upp budgeten under planeringen. Kanske är det någon planeringsgrupp som ser att de inte behöver hela sin budget och någon annan grupp som skulle behöva mer – då kan det gå att omfördela mellan dessa. Det är viktigt att den del av lägerplaneringen som märker att de inte kommer att kunna hålla sig inom budget kommunicerar detta till lägerledningen.
Har ni några kostnader för platsen ni ska vara på? Finns det någon fast kostnad? Finns det någon kostnad per person? Både de fasta kostnaderna och kostnad per person behöver finnas med i budgeten.
Vilka kostnader ingår i priset ni får för platsen och vilka kostnader kan tillkomma? Finns det tillräckligt mycket kylutrymme för mat och tillräckligt många duschar och toaletter eller kan ni behöva hyra någon mer än det som finns på platsen?
- Logi
- Vägavgifter
- El
- Sophantering
- Vatten
- Ved
- Kylförvaring av mat
- Duschar
- Toaletter/bajamajor
- Toalettpapper
- Tvål
- Handsprit
- Städprodukter
Hur mycket får maten kosta per person och dag?
Tillkommer kostnader för transport eller förvaring av maten?
För ett läger med många deltagare (över 100st) kan man ofta räkna en lite lägre matkostnad per person än för ett läger med få deltagare. Vissa varor som räcker till flera personer behöver köpas in oavsett antal deltagare vilket gör att på ett större läger kan de kostnaderna fördelas ut över fler deltagare.
2026 kan ett riktmärke för mat vara ca 115kr/person/dygn om man har ganska enkel och grundläggande mat och kan köpa större förpackningar på en stormarknad eller grossist.
Vilket material behöver köpas in till lägret? Behövs några förbrukningsvaror så som toalettpapper, tvål, handsprit och städprodukter?
Behövs färg, rep, sisalgarn, tejp, noter eller annat köpas in för att märka upp olika platser på lägerområdet? Behövs utskriftsmöjligheter?
Vilken typ av program ska genomföras under lägret och vilka inköp behöver göras för att kunna genomföra programmet? Antingen kan de som planera programmet komma med önskemål eller så kan de ges en pengapott som de måste förhålla sig till.
Finns det några inköp som känns orimligt dyra där ni istället kan hyra utrustning under lägret?
Behöver det köpas in några sjukvårdsprodukter till lägret? Har någon förening en sjukvårdsväska som lägret kan få låna mot att lägret står för de produkter som behöver kompletteras och som förbrukas under lägret?
Ska resa till och från lägret ingå i lägeravgiften eller är det upp till varje förening eller deltagare att ordna egen skjuts?
Om man ska hyra bussar eller andra transportmedel för att köra deltagare till lägret är det bra att ta in offerter från flera bolag. Läs mer om offerter längre ned på sidan.
Finns det några som ska få delta på lägret utan att betala? Lägerchef, matansvarig, funktionärer, ledare etc. Om det finns personer som ska delta gratis behöver man räkna ut vad deras deltagande kommer att kosta i plats, mat osv och fördela de kostnaderna på övriga deltagare eller använda andra inkomster för att täcka upp de kostnaderna.
Ska ni ha lägre avgift för ledare eller funktionärer som hjälper till under lägret? Ska medföljande ledarbarn ha rabatt? Ska det finnas syskonrabatt? Ska föräldrar eller andra som besöker lägret betala någonting?
Kom ihåg att räkna med de faktiska kostnaderna för alla som ska delta gratis eller som ska ha någon form av rabatt.
Syskonrabatt kan vara svårt att räkna på eftersom det är svårt att veta hur många syskon som kommer att anmäla sig. Av erfarenhet är det smidigast att ha samma avgift för alla deltagare och hitta andra lösningar för de som kan ha svårt att betala full avgift, som exempelvis en lägerfond som man får söka bidrag från.
Om någon ska arvoderas för det arbete den gör i samband med ett läger är det viktigt att kolla upp vilka regler som gäller.
Du kan läsa mer på Skatteverkets sida om att betala ut ersättning i en ideell förening.
Maj 2026 gäller följande: Om du betalar ut ersättning för arbete på 1 000 kronor eller mer per år till en person eller ett företag som inte är godkänd för F-skatt ska du arbetsgivarregistrera föreningen. Om ersättningen överstiger 1 000kr ska du även betala arbetsgivaravgifter och dra skatt på ersättningen.
Om du betalar ut ersättning för arbete på 100 kronor eller mer per person och år ska du lämna uppgift om det i en arbetsgivardeklaration eller på en kontrolluppgift eftersom ersättningen ska skattas.
Om lägrets ekonomi administreras av Equmenia nationellt eller någon av Equmenias regioner finns färdiga blanketter som kan användas när någon ska arvoderas. Arvoden betalas då ut i samband med övriga löner inom Equmenia, en gång per månad.
Om någon har gjort en extra stor insats i samband med ett läger kan det vara fint att ge en tackgåva.
Utifrån skatteverkets regler om skattefria gåvor bör man inte ge kontanter eller presentkort då det kan likställas med arvode. Ge hellre en sak så som en blomma, bok, något ätbart, ett verktyg eller en prydnadssak.
Ett riktmärke kan vara att köpa en present för under 100kr till någon som gjort en mindre punktinsats och under 500kr för någon som gjort en större insats eller över längre tid.
Under övrigt är det bra att fundera på om lägret har några kostnader som inte är tydligt kopplade till någon av rubrikerna ovan.
Det dyker ofta upp någon eller några kostnader som man inte har räknat med. Kanske behöver ni ersätta något som har gått sönder på lägergården eller betala milersättning till en ledare som körde en deltagare till sjukhus. Ett riktmärke kan vara att avsätta 5-10% av den totala kostnaden för lägret för oväntade utgifter.
Att tänka på vid inköp
De flesta ideella föreningar är momsbefriade och ska därför inte skriva med moms på fakturor och kvitton för saker de säljer. Ett undantag kan vara om föreningen brukar hyra ut lokaler, då kan föreningen vara frivilligt momspliktiga.
Om er förening är momsbefriad, tänk på att räkna alla kostnader inklusive moms och be om att få priser inklusive moms när ni ber om offerter eller ska köpa in från företag som vanligtvis främst säljer till företag.
Skriv avtal! Om ni ska vara på en plats där det inte brukar vara läger eller hyra, köpa in eller få något från ett företag. Skriv ett avtal som innehåller allt det som ni har kommit överens om. Då minskar risken för oförutsedda utgifter och missförstånd.
När man ska hyra något eller göra större inköp av tjänster eller varor är det bra att om möjligt ta in offerter från flera företag. Dvs höra av sig till flera företag och fråga vad det skulle kosta att hyra eller köpa det ni behöver från just dem. Läs igenom vilka villkor varje företag har och vad det skulle kosta och välj ut det företag som passar era omständigheter bäst. På så sätt undviker ni att betala ett överpris för det ni hyr eller köper in.
Om en förening eller privatperson ska göra utlägg för lägrets räkning och ska få pengar utbetalt ska alltid kvitto eller faktura och bevis att fakturan har betalats visas upp. Inget kvitto – inga pengar. Var tydlig med den informationen i planeringen av lägret.
Inkomster
Fundera igenom vilka olika inkomster ni kommer att ha för lägret. Finns det något ni kan göra för att samla in mer pengar för att få en lägre deltagaravgift?
Det finns olika bidrag och stipendier som man kan söka både som enskild deltagare, se Deltagaravgifter -> Om någon inte kan betala, och som föreningar eller lägerledning.
Prata med Studieförbundet Bilda i er region och se om de kan hjälpa till på något sätt. Kanske kan de hjälpa till att köpa in material eller komma och hålla i ledarutbildning eller ett ledarcafé.
Det finns också en mängd olika stiftelser som man kan söka pengar från. Det finns många sidor som samlar olika stiftelser så att man kan läsa om stiftelsernas syften och för vad man kan söka pengar. Det gör det enklare hitta en stiftelse som matchar lägrets syften och målgrupp.
För att stärka ekonomin i ett läger kan ni undersöka möjligheten att få sponsring från företag. Många företag stöttar gärna barn- och ungdomsverksamhet och ser positivt på att förknippas med sådana sammanhang.
Här är några saker att tänka på när ni söker sponsring:
- Börja lokalt. Företag i lägrets närområde eller där deltagarna bor har ofta störst intresse av att sponsra. Närhet till platsen och målgruppen ökar möjligheten till samarbete.
- Tänk brett kring sponsring. Sponsring kan vara ett ekonomiskt bidrag, men ofta handlar det om rabatt eller produkter ni ändå behöver – till exempel mat, trycksaker, material eller transporter.
- Var tydliga med motprestation. Fundera på vad ni kan erbjuda i utbyte, till exempel:
-exponering i en lägerbok eller på webbsidan
-synlighet på plats genom affischer eller banderoller
-tack och omnämnande i sociala medier - Var realistiska. Anpassa er förfrågan efter företagets storlek och verksamhet.
Tydliga överenskommelser
- Gör klart i förväg vad ni får av sponsorn och vad ni förväntas ge tillbaka.
- För att undvika missförstånd är det bra att skriva ner överenskommelsen, gärna i ett enkelt avtal.
Välj sponsorer med omsorg
Det är viktigt att de sponsorer ni samarbetar med går i linje med Equmenias värderingar.
Följande är inte lämpliga som sponsorer:
- Företag eller organisationer som strider mot Equmenias värdegrund, till exempel hållbarhetspolicyn.
- Verksamheter som kan uppfattas som oetiska eller riskerar att skapa negativ uppmärksamhet.
- Företag och organisationer med:
- spelverksamhet i vinstsyfte
- vapenrelaterad verksamhet
- olaglig verksamhet
Sponsring kan vara ett värdefullt komplement till lägrets ekonomi och ett sätt att bygga goda relationer i lokalsamhället.
Vad ska göras med överblivet material som har köpts in till lägret? Har ni köpt in något till lägret som någon förening eller privatperson kan vara intresserade av att köpa ut efter lägret?
Den största inkomsten på läger brukar vara deltagaravgifterna. Deltagaravgifterna behöver täcka upp alla utgifter som inte täcks av andra intäkter så som bidrag, stipendier, sponsring och efterförsäljning. Läs mer om deltagaravgifter längre ned på sidan.
Deltagaravgifter
Hur mycket ska deltagarna på lägret betala?
- Samla alla utgifter ni tror att ni kommer att ha under lägret
- Samla alla inkomster ni tror eller vet att ni kommer att få
- Dra av inkomsterna från utgifterna
- Uppskatta hur många betalande deltagare som kommer att delta
- Dela den kvarvarande summan med antalet deltagare
- Resultatet är er lägeravgift, avrunda lägeravgiften till en lämplig summa
Deltar alla lika lång tid på lägret eller finns det möjlighet att delta kortare tid? När man ska sätta deltagaravgifterna kan man tänka att de fasta kostnaderna som lägret har ska fördelas på det antal deltagare man uppskattar att lägret kommer att ha och sedan ska de rörliga kostnaderna läggas på. Om det går att delta på olika längd på lägret blir det då lite billigare per dygn för de som deltar hela lägret och lite dyrare per dygn för de som deltar en kortare del av lägret.
Om deltagarantalet är väldigt osäkert eller om ni har en tajt budget utan möjlighet att täcka upp förluster behöver ni öka på deltagaravgiften för att skapa en buffert som kan täcka alla utgifter även om det blir färre deltagare än vad ni uppskattat.
Om lägret inte kräver medlemskap i någon Equmeniaförening kan man ta ut en något högre avgift av de som inte är medlemmar i en lokalförening. Be varje förening att kolla upp vilka av deras deltagare som är medlemmar och inte om deltagarna inte själva vet.
Ska deltagaravgiften faktureras till deltagarens förening, till deltagaren själv (om den är över 18år), till deltagarens målsman eller betalas via Swish eller på annat sätt?
Behöver deltagaravgifterna tas in innan lägret för att kunna betala alla utgifter eller ska fakturor skickas efter lägret? Vad gör man med ändringar som sker i sista stund?
Betalningssätt och huruvida betalningarna ska tas in före eller efter lägret påverkar vilka uppgifter ni behöver ta in i anmälan och när ni kan ha sista anmälningsdatum.
Sätt sista anmälningsdatum i god tid före sista dag enligt avtal att göra avbokning eller ändringar i boende, resor, mat etc.
Vad gäller vid avanmälan, kan man få tillbaka pengar? En vanlig formulering är att efter datum x återbetalas delar av eller hela avgiften endast mot uppvisande av läkarintyg. När ni sätter reglerna för avanmälan, tänk på vilka utgifter ni kommer att ha för en personen vid det tänkta datumet även om den inte deltar på lägret.
Vad gör ni om någon inte kan betala deltagaravgiften för lägret? Finns det någon lägerfond eller liknande att söka pengar ur?
Var tydliga med om det finns hjälp och stöd att få.
Flera lokala föreningar har egna fonder som man kan söka pengar ur. Kanske kan föreningen ta hand om ett kyrkfika eller sälja fika på ett valborgsfirande eller något annat för att minska kostnaden för alla deltagare. Ibland kan församlingen som Equmeniaföreningen är kopplad till hjälpa till ekonomiskt om behov finns.
Flera Equmeniaregioner har olika fonder att söka bidrag ur för enskilda deltagaravgifter. Se respektive regions hemsida eller prata med er Equmeniasamordnare.
Gäller det ett scoutläger kan deltagarna även söka pengar från Scouternas stödfond. Handläggningstiden är 4 veckor så tänk på att söka i tid.
Insamling
Under läger är insamling till ett välgörande ändamål ett fint inslag. En möjlighet att få dela med sig av det vi har till andra.
För tips på insamlingsmål se Equmenias insamlingsarbete Alla på samma kula.
Det brukar vara motiverade att varje dag under lägret berätta och på något sätt visualisera hur mycket pengar som har kommit in. Har ni ett tema på lägret? Plocka upp något från temat och gör en ”pengamätare”. Kanske kan exempelvis en bok motsvara 100kr eller 1000kr. Gör hellre många små steg än några få stora eftersom det är roligt att följa framstegen.
Fundera på hur pengarna till insamlingen ska samlas in. Åldern på deltagarna kan spela in här. Är det äldre deltagare är det många som har Swish. Är det yngre deltagare kan man behöva ta emot kontanter i viss utsträckning eller ge möjlighet att bidra redan innan lägret på olika sätt. Oavsett är det bra att informera om hur insamlingen kommer att gå till innan lägret börjar.
Om kontanter ska hanteras är det bra att komma överens om hur detta ska ske. Det är bra om två personer efter varje insamlingstillfälle tillsammans räknar pengarna och signerar hur mycket som har kommit in varje dag.
När lägret är slut görs en sammanställning av den totala summan och någon eller några får ansvar för kontanterna och att motsvarande summa betalas in till insamlingen via Swish eller bankgiro. Skriv en överenskommelse om att detta ska göras så att inga missförstånd uppstår och pengar försvinner.
Om Swish används är det bra att använda ett föreningskonto som någon på lägret har tillgång till och kan kolla upp hur mycket som har kommit in varje dag. Be om ett utdrag för att kunna räkna ihop den totala summan som samlats in.
En del insamlingsmål har egna Swish-nummer som kan användas, men då är det ofta svårt att följa upp hur mycket pengar som har samlats in varje dag.
Försäljning på läger
Om ni ska ha försäljning på ert läger behöver ni fundera igenom hur det ska fungera rent praktiskt och vad ni gör med eventuell vinst eller förlust.
Ska det finnas något till försäljning på lägret? En kiosk, profilprodukter eller något annat? Ska det köpas in av lägret eller kan det lösas på något annat sätt? Vad gör man med de varor som eventuellt blir över? Vad gör man om försäljningen går minus och vad gör man om försäljningen går plus? Tänk på att räkna in detta i lägrets budget.
Vissa butiker så som Nya musik och Scoutshopen kan till lite större läger skicka material som kan säljas på plats och betalas direkt till butiken. Det som blir över skickas sedan tillbaka till butiken. Detta är ett smidigt sätt där man inte får några varor över.
Betalning
En vanlig fråga är hur man ska betala om det finns en kiosk eller annan försäljning på lägret. Om man vill ta in betalning genom kontanter eller Swish, läs mer under Insamling -> Hur ska pengarna samlas in.
Ett annat alternativ som används på läger där man bara har en kiosk är att lägga på en summa på deltagaravgiften som sedan kan användas i kiosken. Då får alla handla för samma summa under lägret och ingen kan köpa något mer än någon annan.