För att ett läger ska bli verklighet krävs mer än bara planering. Deltagare och ledare behöver få rätt information, i rätt tid – och anmälan måste vara tydlig och genomtänkt så att ni som planerar får in allt ni behöver. Här har vi samlat tips, råd och användbara mallar som gör det enklare att lyckas.
Informationsfolder
Här finns länk till en Canva-mall som ni kan ändra text och bilder i så att det passar ert läger.
Kommunikationsinsatser
En översikt över kommunikation som ofta behöver göras. Det bästa är att göra en plan för allt som ska kommuniceras. Vem som ska göra vad, och när.
- Datum är oftast det första som finns att kommunicera. Publicera en ”save the date” så tidigt du kan så att alla intresserade kan boka in datumet.
- Tänk ut lägrets namn, tema och logga/märke tidigt. Det gör det lättare att börja kommunicera.
- Publicera alltid först på en webbsida. Det är informationens huvudplats. Dit kan du alltid hänvisa sen i sociala medier och på tryckt material.
- En logga gör sig oftast bäst med få detaljer. Kom ihåg att zooma ut och titta på loggan i litet format, det är så den oftast visas. Är den tydlig eller behöver den förenklas? Använd ett fåtal färger. Få färger är också bra om ni ska göra lägermärke, brukar bli billigare.
- Gör ett anmälningsformulär. Se till att det finns ett länk till formuläret från lägrets webbsida. Var tydlig med sista anmälningsdag.
- Skicka ut infomail till ledare och andra som ska vara med på lägret.
- Gör en lägerfolder med information för deltagarna, se mall. Var tydlig med sista anmälningsdag.
- Kommunicera i sociala medier, ev. i nyhetsbrev och i chattar och andra nätverk. Kan vara bra att göra när anmälan öppnar, i mitten av anmälningstiden och när det är ett fåtal dagar kvar tills anmälan stänger.
- Skicka ut infomail till alla anmälda eller ledare när det är en-två veckor kvar.
- Fortsätt att kommunicera i sociala medier för att bygga upp förväntan inför lägret.
- Under lägret: Publicera gärna i sociala medier från lägret, utse en ansvarig. Det är roligt för de som är kvar hemma att se vad som händer. Och det är roligt för deltagarna att se i efterhand.
- Efter lägret: Skicka ut info om ev. kvarglömda föremål och utvärdering.
Anmälan
Tänk till kring rutiner för anmälning
- Ställ dig frågan för varje uppgift: Behöver vi verkligen den här informationen för att kunna genomföra lägret på ett säkert sätt? Undvik att samla in känsliga personuppgifter om de inte är absolut nödvändiga.
- Förvara uppgifter säkert.
- Bestäm hur länge uppgifterna sparas.
- Radera uppgifterna när de inte längre behövs.
- Undvik att skicka deltagarlistor i öppna mejltrådar.
- Dela bara den information som behövs. Om köket behöver veta specialkost, skicka endast uppgifter om maten (och eventuellt namn), inte fullständiga listor som kan innehålla känsliga personuppgifter.
Frågor och information som kan vara bra att ha med i anmälan
- För- och efternamn
- Födelseår eller ålder (personnummer kan behövas i samarbete med t.ex. Studieförbundet Bilda)
- Kön (om det är relevant för boende eller aktiviteter)
- Telefonnummer
- E-postadress
- Nödkontakt: Namn på minst en vårdnadshavare eller person att kontakta vid nödsituation
- Nödkontakt: Telefonnummer
- Nödkontakt: E-postadress
- Specialkost
- Allergier eller medicinska behov som arrangören måste känna till
- Något övrigt vi som planerar lägret behöver veta? Behov av extra stöd eller tillgänglighet?
- Sista anmälningsdag
- Betalningsinformation
- Reseinformation, ev samåkning
GDPR-text
Ha med ett godkännande av hantering av personuppgifter i slutet av anmälan. Här är ett förslag på text. Byt ut den fetmarkerade texten till arrangerande förenings namn.
Det är Föreningens namn (org.nr. xxxxxxx-xx) som är personuppgiftsansvarig för lägret. De personuppgifter som samlas in och hanteras i samband med evenemanget behandlas enligt föreningens personuppgiftspolicy, som finns på: www.föreningenswebbsida.se
Under lägret kommer vi att fotografera och filma. Materialet används med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning, i syfte att dokumentera samt informera om och marknadsföra föreningens verksamhet i våra kommunikationskanaler (t.ex. webb, sociala medier och trycksaker).
Du har rätt att invända mot fotografering på plats och mot publicering i efterhand. Meddela en ledare på plats eller kontakta oss via föreningensmailadress@mail.se om du vill utöva denna rättighet.
Materialet sparas så länge det är relevant för ovan nämnda ändamål och raderas därefter enligt föreningens gallringsrutiner.
Packlista för deltagare
Här är några saker som kan vara bra att ha med på läger. Tänk på att listan behöver anpassas till vilken typ av läger det är, om det är boende utomhus eller inomhus. Och efter vilka aktiviteter som ska utföras under dagarna, det är stor skillnad på packning till ett körläger och till ett skidläger.
- Sovsäck
- Liggunderlag
- Underkläder
- Strumpor
- T-shirt eller liknande
- Varm tröja
- Byxor och ev. shorts
- Något att sova i
- Mössa och vantar
- Regnkläder och stövlar/kängor
- Badkläder
- Hatt/keps eller liknande
- Handduk
- Necessär med hygienartiklar,
- personlig medicin, solskyddsmedel, myggmedel
- Matsäckslåda
- Vattenflaska
- Matsaker (kåsa, tallrik, bestick eller dyl)
- Kniv
- Bibel
- Anteckningsbok
- Penna
- Ficklampa
- Liten ryggsäck för dagsutflykt
Mobiltelefoner
Här finns några tips på hur ni skapar ett läger med fokus på närvaro, gemenskap och verksamhet, där mobiltelefoner används medvetet och i begränsad form.
Utgå från dessa tips och skriv er egen policy.
Grundprinciper
- Välj om det ska finnas ett förbud mot mobiltelefoner för deltagare på hela lägret eller om det är upp till varje kår/förening att bestämma.
- Telefoner tas med på eget ansvar.
- Arrangören ersätter inte borttappade eller skadade telefoner.
- Ledarna är deltagarnas huvudsakliga kontakt under lägret.
- Berätta innan lägret om det finns möjlighet att ladda telefoner eller inte. Begränsad laddningsmöjlighet kan användas som ett sätt att minska skärmtid.
Användning
- Mobilanvändning är inte tillåten under aktiviteter, måltider eller samlingar, eller om den stör andra.
- Tider då mobiler får användas ska vara:
- Tydligt bestämda
- Kommunicerade i förväg (t.ex. i anmälan, schema eller infotavla)
- Vid upprepade regelbrott kan mobiler tillfälligt omhändertas, utan att arrangören tar ansvar för dem.
Anpassning efter grupp
- För yngre deltagare rekommenderas:
- Få och korta mobiltillfällen eller mobilfria läger
- Gemensam förvaring, t.ex. ”mobildagis”
- För äldre deltagare kan:
- Frihet under ansvar fungera
- Mobil tillåtas under fritid men inte i gemensamma moment
Laddning
- Deltagarna ansvarar själva för laddning.
- Begränsad laddningsmöjlighet kan användas som ett sätt att minska skärmtid.
Kontakt hem
- Vid hemlängtan eller oro ska deltagare uppmuntras att vända sig till ledare.
- Kontakt hem sker vid behov i dialog med ledarna.
- Vårdnadshavare bör kontakta arrangören om deltagaren hör av sig med oro.
