Publicerat 

Vara styrelse

Att sitta i en styrelse är som att vara tränare för ett lag. Det handlar om att får arbeta med föreningens inriktning och mål och om att hjälpa andra att bli så bra som möjligt. I styrelsen pratar man om hur man kan hjälpa till om det blivit bekymmer i någon grupp, och drömmer om vad man skulle vilja hände i framtiden. Styrelsen tar också beslut om hur man ska komma dit. En engagerad styrelse är den bästa förutsättning en förening kan ha!

Olika uppgifter

Föreningens styrelse väljs på årsmötet. Ofta står det i föreningens stadgar hur många personer (ledamöter) som ska finnas i styrelsen och vilka olika uppgifter de har. När man väljer personer till en styrelse så gör man ofta det utifrån

  • personlig lämplighet, alltså att de som väljs har erfarenheter, kunskaper och en personlighet som passar uppgiften, och
  • föreningens verksamhet, alltså att varje grupp i föreningens verksamhet har en representant med koppling till den verksamheten.

Fundera på hur ni kan prata om uppdraget i styrelsen så att det både är tydligt vilket jobb det innebär, men så att det också väcker andras längtan efter att få vara med.

Ordförande

Styrelsen väljer oftast själva vem som skall ha vilken uppgift, men ordförandeposten är så viktig för föreningen att årsmötet ska utse vem som skall ha den. En ordförande har oftast de här uppgifterna:

Hålla föreningens mål levande

Själva poängen med föreningens arbete, dess syfte och mål är formulerat i föreningens stadgar. Ordföranden har en stor uppgift i att hela tiden försöka hålla målet levande – för sig själv och för föreningen så att man gör det man vill göra.

Fördela och samordna arbetet

När styrelsen träffas första gången (det kallas att den konstitueras) har ordföranden uppgiften att fördela de olika rollerna. Det blir förstås bäst om ledamöternas egna intressen och kunskaper får styra vem som gör vad.

Leda sammanträden

Ordförande är den person som sätter ihop en dagordning (de frågor som styrelsen ska ta upp på sammanträdet) och som sedan leder mötet mot konkreta beslut och handlingsplaner.

Se till att årsmötets beslut genomförs

De beslut som fattats av årsmötet ska för det mesta genomföras av styrelsen under det kommande året. Det är ordföranden som har ansvaret för att de besluten och styrelsens egna beslut verkligen genomförs.

Representera föreningen utåt

I kontakt med församlingen, myndigheter och företag representerar ordförande hela föreningen.

Välj en vice ordförande. Det är en trygghet för föreningen att veta vem som leder mötena om ordföranden inte kan komma. Den som är vice ordförande kan också vara ett stöd som föreningens ordförande kan bolla tankar med.

Sekreterare

Sekreterarens uppgift är att föra protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och måste finnas för att bekräfta vilka beslut som tagits, för att påminna dem som var med på mötet och för att informera dem som inte var med på mötet om vad som hände.

Tillsammans med stadgar och ekonomisk redovisning är protokollen underlag för revisorernas bedömning av hur styrelsen har skött sig under verksamhetsåret. De justerade (godkända) originalprotokollen ska förvaras på en säker plats i tio år.

Förbered protokollet innan mötet genom att ha med dig dagordningen som underlag i en dator. På så vis blir det lättare att koncentrera sig på vad som sägs under respektive punkt. Sitt bredvid ordföranden. Ordföranden har ibland anteckningar som kan vara bra underlag till protokollet. Efter en viktig paragraf (punkt i mötet) kan ordföranden också be sekreteraren att läsa upp vad som kommer att stå i protokollet. Om sekreteraren förberett protokollet kan det i stort sett vara färdigskrivet då mötet är klart. Då kan protokolljusterare läsa igenom protokollet innan de lämnar mötet och direkt rätta till om något är oklart eller har blivit fel.

Protokolljusterare

För att veta att man är överens om vad man har sagt och beslutat under styrelsemötet brukar man välja en eller flera justeringspersoner. Att justera protokollet betyder att rätta eller att godkänna protokollet. Den eller de som valts som protokolljusterare går igenom det protokoll som sekreteraren skrivit, föreslår förändringar om det behövs och skriver sedan under på att protokollet stämmer med vad som sades på mötet.

Kassör

I en förening är medlemmarna och föreningens syfte det viktigaste. Men utan pengar är det ofta svårt att göra det man vill. Att vara kassör innebär både att ansvara för de pengar som finns och om att ha en plan för hur det ska kunna finnas pengar för att föreningen även i framtiden ska kunna finnas till för sina medlemmar.

Här följer några punkter som kan vara kassörens uppgifter i föreningen. Kanske verkar det som det behövs en lång ekonomutbildning för att klara av det hela, men med hjälp av tidigare kassörer och kanske församlingens kassör ordnar det sig!

Att göra budget

Inför ett nytt verksamhetsår gör kassören en budget som visar vilka resurser man, vilka inkomster man räknar med att få under året, och hur man vill använda de pengarna för att föreningens syfte och mål ska uppfyllas.

Informera styrelsen om den ekonomiska situationen

Det är föreningens styrelse som ansvarar för arbetet i föreningen. Kassörens ger dem uppdaterad information om hur de olika verksamheterna utnyttjar sina ekonomiska resurser.

Att sköta bokföring

Under året ser kassören till att skriva in alla intäkter och utgifter. När verksamhetsåret har gått jämför kassören det verkliga resultatet med budgeten. Det är viktigt för att kunna göra en ny budget utifrån vilka tillgångar man nu har. Var noga med att spara alla kvitton som bevis för vad som köpts. Annars kan det verka som att pengar bara försvinner ur kassan.

Ansvara för föreningens pengar

Om något skall betalas in till föreningen eller ut från föreningen är det kassören som ser till att det sker. Kassören måste ha fått ett särskilt tillstånd av föreningen att betala ut pengar. Det kallas att kassören är firmatecknare. I ansvaret ingår också att se till att pengarna förvaras på ett säkert ställe.

Arkivering

Det finns lagar som säger att allt sådant som rör ekonomi måste sparas i tio år. Kassören har därför som uppgift att se till att verifikationer (t.ex. kvitton), huvudbok (en sammanställning över föreningens hela ekonomi), verksamhetsberättelse, bidragshandlingar och årsbokslut förvaras på ett säkert ställe.

Statistik och bidrag

När man är en förening så finns det flera bidrag man kan få. Här följer några organisationer som din förening kanske får bidrag från:

Equmenia

Det säger sig nästan självt. Föreningar som är anslutna till Equmenia får förutom allt annat stöd också ett ekonomiskt stöd som kallas verksamhetsbidrag. Det stödet betalas ut till bidragsgrundande föreningar, dvs föreningar som har av Equmenia godkända stadgar och lever upp till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågors krav. 2015 betydde det att 60 % av föreningens medlemmar i en bidragsgrundande förening behövde vara mellan 6 och 25 år gamla den 31 december när medlemmarna räknas.

Kommunen

De flesta kommuner ger någon typ av bidrag till ungdomsverksamhet, ofta i forma av t.ex. aktivitetsbidrag eller hyresbidrag. Vad som gäller för sådana är olika i olika delar av Sverige. Kolla därför med din kommun för att få veta vad som gäller hos er.

Studieförbundet Bilda

Bilda ger bidrag för verksamhet som bedrivs i studiecirkelform. Mer information hittar du på Bildas hemsida.

Övriga uppgifter

Arbetsutskott

Om styrelsen ställs inför många frågor kan det vara bra att ha ett arbetsutskott. De pratar i förväg igenom frågorna och tar reda på fakta som kan vara viktig att ha inför styrelsemötet.

Postansvarig

Det kan vara bra att utse någon i styrelsen som har till uppgift att läsa igenom informationen som kommer från Equmenia, både från regionen och från det nationella kansliet, och som vidarebefordrar det som känns viktigt och inspirerande för föreningen.

Adjungerade

Ibland sitter människor med på styrelsesammanträden fast de inte är styrelsemedlemmar. Det kan bero på att de har någon särskild kunskap eller funktion som är viktig för styrelsen. En sådan person kallas för adjungerad. Den som är adjungerad får säga vad hen tänker under styrelsemötena, men får inte rösta när styrelsen ska ta beslut.