Publicerat 

Tips till till ordförande och sekreterare

Att få sitta i en förenings styrelse är både viktigt och ibland klurigt! Här kommer några tips särskilt riktade till dem som är ordförande och sekreterare!

Ordförandes uppdrag

 

Sekreterarens uppdrag

Om man inte är så van att skriva protokoll så kan det vara svårt att veta vad som ska stå med och hur det ska se ut.

De saker som bör finnas med i protokollet är de här:
– Paragrafnummer (ex §1)
– Närvarande
– Datum
– Beslut
– Underskrift

Här finns en mall som sekreteraren kan använda:

Mall för styrelseprotokoll, förening

Mötesteknik

För att alla ska kunna få säga vad de tycker i en styrelse och för att man ska variera arbetet så kan det vara bra att fundera på vilken mötesteknik man använder. Alltså hur man gör under själva mötet. Eftersom vi människor är väldigt olika så behöver olika personer utmanas på olika sätt.

Här kommer två exempel som ni gärna får testa i era föreningar:

Runda

En bra metod för att alla ska få säga något är att göra en ”runda” där var och en får säga vad de tycker i en fråga. Men ibland kan det vara svårt att uttrycka sig direkt. Ett tips är att låta alla först skriva ner vad de tänker på en lapp och sedan göra ”rundan” så att alla får säga!

En fyrfältare för att få fram områden att fokusera på

Fundera från början ut en frågeställning som du ställer till styrelsen. Tex kan det vara: Var kommer vår förening att vara om 10 år?

Låt alla fundera och fantisera helt fritt. Svaren kan vara alltifrån vad man verkligen hoppas, till det allra värsta man kan tänka sig kan hända. Skriv ner alla förslag på postitlappar (en på varje lapp). Det här kan ni välja att antingen göra var och en eller alla tillsammans.

Rita sen upp en ”fyrfältare” på ett stort papper och skriv ut orden Troligt, Inte troligt, Önskvärt, Inte önskvärt. Se bild.

Sen är dags att ta de lappar ni skrivit och fundera på i vilken ruta de hamnar. Till varje lapp ställer ni er frågan ”Är det troligt att det här kommer att hända?” ”Är det önskvärt att det ska hända?”. Om ni för en lapp svarar ja på båda dessa frågor så sätter ni lappen i troligt/önskvärt-rutan. Fortsätt sedan så med alla lappar.

Nu är det dags att plocka ut det ni ska jobba vidare med. De lappar som hamnar i troligt/önskvärt kommer troligtvis att kunna hända utan att det läggs så mycket extra energi på det. Lappar som hamnat i inte troligt/inte önskvärt kommer troligtvis inte att hända. Så dessa två rutor kan ni hoppa över den här gången.

Men det som hamnat i de två övriga rutorna kan ni som styrelse fundera vidare kring. Vad är det för saker som ni önskar skulle hända, men som ni inte tror kommer hända? Hur kan ni jobba för att det faktiskt händer?

Och de saker som ni inte önskar ska hända men som ni tror kan hända, hur jobbar ni med dessa frågor så att det förhoppningsvis inte händer?

Om ni har många lappar kan ni välja ut dem ni tycker är allra viktigast och fundera vidare kring dem. För att det inte ska glömmas bort framöver så kan ni bestämma att framöver ha en punkt på varje styrelsemöte då ni fortsätter att fundera på vad ni ska göra.

 

#demokratips

Gör ni något bra i er förening som underlättar det demokratiska arbetet? Ni får gärna dela det i sociala medier och tagga med #demokratips

Där kan ni hitta tips och idéer på vad andra föreningar gör! Taggen #demokratips startades av föreningen Vi unga! och de hoppas att fler vill använda den!

 

På Equmenia Nationellt finns en person anställd som föreningsstrateg. Den tjänsten innebär bl.a. att ta fram material som underlättar för er att vara förening. Materialet kommer att vara klart under året (2017) och då kommer det på hemsidan att gå att hitta allt från hur man skriver ett protokoll till hur man kan leda möten. Vilka uppdrag en ordförande har och vad en justerare egentligen gör. De här tipsen är en del i det arbetet.

Vill du kontakta Equmenias föreningsstrateg så kan du göra det via den här emailadressen: maria.melin@equmenia.se