Publicerat 

Sekreterare

Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och visar vilka beslut som tagits. Protokollet påminner dem som var med på mötet om vad som hände och informerar dem som inte var med på mötet om vad som hände.

Det här är saker som bör finnas med i protokollet:
• Paragrafnummer (ex §1)
• För och efternamn på närvarande
• Datum
• Uppgift om vilket slags möte. T.ex. styrelse möte för Equmenia X-stad.
• Beslut
• Underskrift

Tips!

Förbered protokollet innan mötet genom att ha med dig dagordningen som underlag i en dator. På så vis blir det lättare att koncentrera sig på vad som sägs under respektive punkt.

Sitt gärna bredvid ordföranden. Ordföranden har ibland anteckningar som kan vara bra underlag till protokollet. Efter en viktig paragraf (punkt i mötet) kan ordföranden också be sekreteraren att läsa upp vad som kommer att stå i protokollet.

 

Kom ihåg!

Det är först när protokollet är underskrivet som det räknas som justerat och godkänt.

Protokoll kan skrivas på många olika sätt. Det viktigaste är att punkterna ovan finns med. Som hjälp på vägen har vi samlat ihop mallar till olika protokoll.

Du hittar protokollsmallar här. 

Arkivering

Det är viktigt att ett original av varje protokoll sparas på ett säkert ställe. Äldre protokoll kan behövas för att se vad ni fattat för beslut tidigare, men de kan också fungera som en historisk beskrivning av vad som hänt i föreningen.

Det finns inga lagar och regler som säger hur länge ett protokoll ska sparas, men en rekommendation är att spara originalprotokollen i tio år i föreningens egna lokaler/arkiv. Men eftersom protokoll har ett historiskt värde så finns en praxis att de ska förvaras för all framtid.

Prata med dem som sköter arkiveringen i er församling. Kanske har de tips och kan hjälpa er med hur ni ska göra!

 

Här hittar du mer material om att vara sekreterare!