Publicerat 

Föreningsteknik

För att föreningen ska fungera behövs årsmöten, styrelse, medlemmar och protokoll. Här hittar du praktiska tips om hur du driver en Equmeniaförening, verktyg som kan hjälpa till med administrationen, och flera bra dokument som du kan använda.

Equmenia har tagit fram ett material för att hjälpa styrelser i Equmeniaföreningar. Där kan du hitta hjälp och information om många olika delar. Här nedanför hittar du de olika delarna!

Ladda ner hela materialet!

 

Hjälp till styrelser

Bilda förening

Tänk dig en myrstack som står vid ett träd ute i skogen. På håll ser du bara en brun hög, men ju närmare du kommer desto tydligare blir det att det myllrar av liv. Överallt finns ingångar och alla myror verkar ha en uppgift. Några är ute och samlar barr för att bygga stacken större så att den rymmer fler. Några står och berättar med olika rörelser var det finns mat. Inne i stacken tar ytterligare några myror hand om nya myror som kläcks.

På samma sätt fungerar en förening. Föreningen rymmer massor av liv och alla har sina olika uppgifter. Några sköter ekonomin så att det finns resurser för framtiden, några talar om visioner och vad man vill göra framöver. Några är ledare och tar hand om nya deltagare. Och precis som myrstacken alltid pekar mot söder, så får föreningen alltid peka mot ljuset, mot Jesus.

Ska du få vara med och bygga en ny förening?
Grattis!

 

För att läsa mer detaljer om att vara och att bilda förening, ladda ner materialet här!

Styrelsen
Att sitta i en styrelse är som att vara tränare för ett lag. Styrelsen arbetar med föreningens syfte och mål, och hjälper andra att bli så bra som möjligt. I styrelsen pratar man om hur man kan hjälpa till om det blivit bekymmer i någon grupp, och drömmer om vad man skulle vilja hända i framtiden. Styrelsen tar också beslut om hur man ska komma dit. En engagerad styrelse är den bästa förutsättning en förening kan ha!
 
Styrelseledamot

En ledamot är (i det här fallet) en person som är vald att sitta i föreningens styrelse. Alla ledamöter i en styrelse är lika viktiga och har ett gemensamt ansvar för föreningen. I styrelsen väljs också vissa särskilda uppdrag. En del av dessa kan väljas på årsmötet, som ordförande. Medan andra väljs i styrelsen, som vice ordförande, sekreterare och kassör.

Fundera på hur ni kan prata om uppdraget i styrelsen så att det både är tydligt vilket jobb det innebär, men så att det också väcker andras längtan efter att få vara med.

Vill du läsa mer?

I materialet finns bl.a. mer info om vad ett arbetutskott är och vad det innebär att vara juridisk person.

 

Ladda ner materialet här!

– – Ordförande

Ordföranderollen är en viktig post i styrelsen. Ordförande har som uppdrag att leda styrelsen och föreningen framåt. I de flesta föreningar är det årsmötet som väljer ordförande.

Att vara ordförande är spännande och viktigt! Men det kan också kännas svårt och klurigt att veta vad ordförande har för uppdrag. Här hittar du några tips kring ordförandes uppdrag. Och ännu mer tips finns i materialet som du hittar längst ner på sidan.

 

Vill du läsa mer om ordförandes uppgifter? Ladda ner materialet här!

– – Sekreterare
Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll vid styrelsemöten. Ett protokoll är anteckningar från ett möte och visar vilka beslut som tagits. Protokollet påminner dem som var med på mötet om vad som hände och informerar dem som inte var med på mötet om vad som hände.

Det här är saker som bör finnas med i protokollet: • Paragrafnummer (ex §1) • För och efternamn på närvarande • Datum • Uppgift om vilket slags möte. T.ex. styrelse möte för Equmenia X-stad. • Beslut • Underskrift

Tips!

Förbered protokollet innan mötet genom att ha med dig dagordningen som underlag i en dator. På så vis blir det lättare att koncentrera sig på vad som sägs under respektive punkt. Sitt gärna bredvid ordföranden. Ordföranden har ibland anteckningar som kan vara bra underlag till protokollet. Efter en viktig paragraf (punkt i mötet) kan ordföranden också be sekreteraren att läsa upp vad som kommer att stå i protokollet.  

Kom ihåg! Det är först när protokollet är underskrivet som det räknas som justerat och godkänt.

Protokoll kan skrivas på många olika sätt. Det viktigaste är att punkterna ovan finns med. Som hjälp på vägen har vi samlat ihop mallar till olika protokoll.

 

Du hittar protokollsmallar här. 

Arkivering

Det är viktigt att ett original av varje protokoll sparas på ett säkert ställe. Äldre protokoll kan behövas för att se vad ni fattat för beslut tidigare, men de kan också fungera som en historisk beskrivning av vad som hänt i föreningen. Det finns inga lagar och regler som säger hur länge ett protokoll ska sparas, men en rekommendation är att spara originalprotokollen i tio år i föreningens egna lokaler/arkiv. Men eftersom protokoll har ett historiskt värde så finns en praxis att de ska förvaras för all framtid. Prata med dem som sköter arkiveringen i er församling. Kanske har de tips och kan hjälpa er med hur ni ska göra!

 

 

Här hittar du mer material om att vara sekreterare! 

 

– – Protokollsjusterare

Protokollsjusterare är de som ser till att det som står i protokollet är vad man beslutat på mötet!

Protokollsjusterare väljs på varje styrelsemöte och kan vara vem som helst av ledamöterna, förutom ordförande och sekreterare. Till ett vanligt styrelsemöte räcker det att välja en person, men till större möten, som t.ex. årsmötet, väljs minst två personer.
Protokollsjusterarnas uppdrag är att läsa igenom det färdigskrivna protokollet och se till att det blivit rätt. De ska säga till om det är något som de tycker skrivits ner fel. Skulle man tycka olika så får man tillsammans diskutera och hitta rätt formulering. Justerarna skriver sedan under protokollet, tillsammans med ordförande och sekreterare, och det är först då som protokollet är giltigt.

– – Kassör

Ekonomi är så mycket mer än pengar. För en Equmeniaförening handlar det om att skapa ekonomiska möjligheter att bedriva verksamhet. Men också en planering för framtiden. Alla föreningar har olika förutsättningar och olika ekonomi, men alla måste sköta sin ekonomi för att ha koll över det som har hänt och kommer att hända.

Det är styrelsen i sin helhet som är ytterst ansvarig för föreningens ekonomi, men kassören har särskild koll på händelser som rör ekonomin. Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi sköts enligt uppsatta regler och enligt de rutiner som tagits fram av styrelsen. Kassören håller ordförande och styrelse informerade om den ekonomiska situationen, om budgeten följs eller om det har hänt något som skiljer från det planerade.

 

Andra bidrag

Ibland kan det vara så att de pengar en förening får in via verksamhetsbidrag från Equmenia och eventuell medlemsavgift inte räcker för att göra verksamheten så bra som man har tänkt. Ibland vill man göra något mer än det vanliga. Då kan det behövas alternativa sätt att få pengar till kassan.

 

Här kan du läsa mer om bidrag man kan söka!

Årshjul för kassören

Det här årshjulet är upplagt utifrån att er förening har ett verksamhetsår som följer kalenderåret. Det är också skrivet utifrån att man väljer en ny kassör.

 

 

Här kan du läsa mer om kassörens uppdrag! 

– – Valkommitté

Valkommittén har ett väldigt viktigt uppdrag i en förening. Det är valkommittén som tillfrågar personer till olika uppdrag, som personer till styrelsen och ledare i föreningen. Vanligtvis sker det mesta av valkommitténs arbete inför föreningens årsmöte.

Det är årsmötet som väljer en valkommitté. Eftersom de har ett så viktigt uppdrag är det bra om de som sitter i valkommittén kan ha en så bred kompetens och erfarenhet som möjligt. Det är också viktigt att valkommittén känner till föreningens arbete.

Vilka föreslår en valkommitté?

Styrelsen kan inte föreslå vilka som kan sitta i valkommittén. Enligt ideell föreningstradition så brukar man säga att inte heller valkommittén kan föreslå sig själva. Men vilka ska då föreslå dem som ska väljas på årsmötet?

Man kan göra så att man ställer frågan under årsmötet. Det kan dock vara svårt att få personer som faktiskt vill och är duktiga på just detta uppdrag om man gör på det sättet.

Ett annat förslag är att om man har ett antal olika grupper inom sin förening så låter man varje grupp föreslå en person. T.ex. en från Söndagsklubben, en från barnkören och en från Tonår. Det gör att valkommittén också har inblick i alla de olika grupperna. Det är en fördel att valkommittén ändå väljs på årsmötet eller föreningsmötet så att man vet att de personerna har hela föreningens förtroende.

Ett tredje alternativ är att valkommittén ändå själva föreslår vilka personer som kan väljas.

Vad ska man göra och hur?

För att kunna göra ett bra jobb behöver valkommittén börja sitt arbete i god tid före årsmötet. Ansvaret för att arbetet kommer igång ligger på den som är sammankallande i valkommittén. Men det finns inget som hindrar att föreningens styrelse påminner om att de ska börja sitt arbete.

 

Läs mer om valkommitténs uppdrag här!

Valkommitténs checklista

Valkommitténs uppdrag följer några punkter som är viktiga att komma ihåg. Vi har sammanställt dem i en checklista. Kom ihåg att rakt igenom dessa punkter så är det viktigt att tänka på vad det är för kompetenser ni är ute efter.

 

– – Revisor

Revisorernas uppgift är att granska styrelsens arbete, på uppdrag av föreningens medlemmar. Revisorernas väljs på årsmötet av föreningens medlemmar. Hur många revisorer som föreningen ska välja bör stå i stadgarna. Enligt Equmenias normalstadgar ska man välja två revisorer och en revisorssuppleant (suppleant = reserv).

En revisor kan inte sitta i styrelsen och bör heller inte vara gift med, ihop med, förälder till eller barn till någon i styrelsen.

Vad ska de granska?

Att granska styrelsens arbete handlar delvis om en ekonomisk granskning. Det vill säga att kontrollera att styrelsen sköter föreningens ekonomi på ett riktigt sätt. Revisorerna ska kontrollera styrelsens ekonomiska rapporter, bokföring och verifikationer och hur de förhåller sig till en eventuell budget. Men också hur ekonomin stämmer med beslut som har fattats av styrelsen.
Revisorerna ska också kontrollera styrelsens rutiner. Finns det regler för hur mycket pengar en person eller grupp får använda utan att tillfråga styrelsen? Har styrelsen kontroll över att dessa regler följs av ledare och utskott? Revisorerna måste kontrollera att verifikationerna som finns överensstämmer med de varor eller tjänster som är köpta av föreningen.

Revisorerna är också ansvariga för att göra en förvaltningsrevision. Det innebär att de ska titta på hur styrelsen förvaltar (tar hand om) sitt uppdrag.  De ska läsa protokoll från styrelsemötena och granska vilka frågor som tagits upp och vilka beslut som har fattats. De beslut som styrelsen tagit får t.ex. inte stå i strid mot föreningens stadgar. Revisorerna ska se till att styrelsen inte har verkat utanför sitt mandat, dvs. tagit beslut i frågor som de inte har rätt att besluta om. Det är också revisorernas uppdrag att kontrollera att de beslut som är tagna genomförs. En av de främsta uppgifterna som revisorerna har är att se till att styrelsen genomför de beslut som årsmötet och medlemmarna har fattat.

När ska de göra sitt jobb?

Ofta är revisorerna bara aktiva inför årsmötet. Det är inte fel att göra så, men det är bättre om revisorerna och styrelsen har kontakt under hela året. Då är det lättare att hålla koll på vad som händer och i god tid få svar på saker man undrar över.

Försäkring

Alla Equmenias föreningar omfattas av ett försäkringsskydd genom en kollektiv olycksfallsförsäkring. Är du deltagare eller medlem? Då är du försäkrad!

När din lokalförening betalat medlemsavgift till Equmenia omfattas alla barn, ungdomar och ledare av en olycksfallsförsäkring. Försäkringen gäller under aktiviteterna samt på resan till och från aktiviteterna.

Vad täcker försäkringen?

Försäkringen gäller personskador vid olycksfall. Det finns även ett tillägg för förstörda glasögon.

Ansvarsförsäkring

För våra medlemmar finns en ansvarsförsäkring som täcker vid skadeståndsanspråk, när en ledare eller medlem är vållande och tredje man kräver skadestånd.
Självrisken 20 % av prisbasbeloppet.

Gäller försäkringen utomlands?

Försäkringen gäller inom Norden. För resa utom Norden bör en särskild utlandsförsäkring tecknas. Enskilda deltagare är eventuellt försäkrade genom sin hemförsäkring, för grupper kan man teckna gruppförsäkring.

Vid utlandsresor är det särskilt viktigt att kostnaderna för hemtransport om något skulle hända på resan täcks av försäkringsbolaget, utan någon beloppsbegränsning.

Skadeanmälan

Har du eller någon i din grupp utsatts för skada ska du göra en skadeanmälan med hjälp av den här blanketten. Anmälan skickar du sedan till:

Equmenia
Skadeanmälan
Box 14038
167 14 Bromma

Frågor?

Vi svarar gärna på frågor om försäkringen, ibland kan vi svara direkt och ibland får vi hänvisa vidare till försäkringsförmedlare eller försäkringsbolag. Kontakta oss på info@equmenia.se. Du kan också läsa försäkringsbroschyren.

Stadgar

Stadgarna är ramarna för er förening. Man kan också säga att det är de regler som gäller i föreningen. I stadgarna ska framgå vad som är föreningens ändamål och vilka demokratiska förhållningssätt som gäller.

Som förening måste man följa det som står i stadgarna. Det är viktigt för att alla i föreningen ska få komma till tals och inte någon eller några ska driva frågor som inte föreningen står bakom.

Equmenia har tagit fram normalstadgar föreningar kan utgå från när de skriver sina stadgar. Normalstadgarna finns på hemsidan. De är genomarbetade både med tanke på vad vi vill att Equmeniaföreningar har som grund (§1) och hur man vill att föreningarna ska fungera demokratiskt.

Från och med 2016 krävs att det finns en bestämmelse i stadgarna om hur man gör om man vill utesluta en medlem. Det krävs bara i nya stadgar.

För att föreningen ska kunna få del av det bidrag som Equmenia får av staten, måste stadgarna uppfylla vissa villkor. Framför allt gäller det att föreningen ska vara fristående från församlingen. Stadgarna får därför inte ha några bestämmelser om att “församlingen ska godkänna årsmötets beslut” eller liknande. Det får heller inte finnas någon typ av bekännelsekrav på medlemmar eller styrelseledamöter i stadgarna.

När en förening antar nya stadgar ska de nya stadgarna godkännas av Equmenias styrelse. Skicka gärna in förslaget på nya stadgar redan innan det är dags att fatta beslut så har ni möjlighet att göra förändringar om det är nödvändigt. När beslutet är fattat vill Equmenia få in de nya stadgarna och protokoll från mötet till stadgar@equmenia.se.

Detta behövs för att Equmenias styrelse ska godkänna stadgarna:

  • Att § 1 överensstämmer med normalstadgarna
  • Att föreningen är fristående
  • Att det inte finns några bekännelsekrav
  • Att man (om man har antagit stadgar efter 2016) har med hur man gör med uteslutande ur föreningen. (Detta är ett krav som skatteverket ställer)
Ändringar i stadgarna

Hur man gör för att ändra i stadgarna står i en av de sista paragraferna i stadgarna. När ni gjort ändringar i stadgarna vill Equmenia att ni skickar in de nya stadgarna. Normalstadgarna har en bestämmelse om att vissa paragrafer bara kan ändras om Equmenias styrelse godkänner ändringarna. Det gäller t.ex. om ni byter namn på föreningen.

Equmenia hjälper er gärna om ni har mer funderingar kring era stadgar. Vända er till er regions föreningsutvecklare, eller skicka frågor till stadgar@equmenia.se.

Normalstadgar för en förening

Dessa normalstadgar antogs vid riksstämman i Vännäs 2012 och uppdaterades vid riksstämman i Tierp 2015. De finns i två versioner. Ett word-dokument som föreningen enkelt kan ändra, och en PDF-version:
Normalstadgar för förening (Word-version)
Normalstadgar för förening (PDF-version)

Normalstadgar för Equmenias regioner

Antagna vid riksstämman i Vännäs 2012.
Normalstadgar för regionerna (Word-version)
Normalstadgar för regionerna (PDF-version)

Stadgar för riksorganisationen Equmenia

Antagna vid riksstämman i Vännäs 2012 i första läsningen och vid riksstämman 2013 i Göteborg i andra läsningen. Senast uppdaterade vid riksstämman i Eksjö 2014.
Equmenias stadgar, uppdaterad Eksjö 2014 (PDF-version)

 

Här kan ni ladda ner material om Equmenias stadgar.

Medlemmar

En förening skulle inte finnas om det inte fanns några medlemmar! Så är det också med Equmenias föreningar, och med Equmenia i hela Sverige! Equmenia skulle inte finnas om inte det fanns medlemmar i föreningarna!

En medlem i en förening är inte bara någon som är med i föreningens verksamhet, det är någon som får vara med och påverka det föreningen håller på med. En medlem har rätt att påverka det som händer i sin egen förening, sin region och hela Equmenia nationellt!

 

 

För att vara medlem i Equmenia måste man vara medlem i en lokal förening. För att vara medlem måste man själv göra en aktiv handling varje år. Det kan vara att skriva på ett papper eller att betala in en medlemsavgift. Det går alltså inte att säga att alla som går på scout automatiskt är medlemmar. Eller att betala för flera år i taget.

 

 

Här kan du läsa mer om medlemskap i Equmenia!

 

Läs mer om Equmenias rekryteringskampanj här!

– – Medlemsregistret Repet

Repet är Equmenias registerprogram som är gratis för alla våra föreningar att använda. I Repet kan du sköta din förenings medlemsregister, sammanställa statistikrapporten och göra utskick. I Repets matrikelfunktion kan du enkelt föra närvaro i mobilen efter exempelvis Puls- eller tonårskvällen.

youtube
please specify correct url

 

Om du vill börja använda Repet i din förening, skicka ett mejl till info@repet.eu så hjälper de dig att komma igång! Det går också bra att ringa under kontorstid, 08‑58 00 31 00 och berätta att din förening vill skaffa Repet.

 

 

Logga in i Repet

Om din förening redan använder Repet och du har fått ett konto av din lokala Repetadministratör så kan du logga in här:

Logga in i Repet
Logga in i Repets matrikelfunktion

Support och kurser

Du som är LokalAdmin i din förening kan få support genom att antingen mejla info@repet.eu eller ringa 08‑580 031 69 under kontorstid. Här hittar du mer information om supporten.

En lokal Repetadministratör får också ta del av Repetkurser som hålls på olika platser runt om i landet ett par gånger per år. Välj bland Repets grundutbildningar, fortbildningar eller webbutbildning. Det finns också jättebra korta instruktionsvideor som förklarar hur varje funktion fungerar. De hittar du genom att klicka på Support längst ner i fönstret när du är inloggad i Repet.

– – Att utesluta en medlem

I Equmenia är alla välkomna, men det betyder inte att man kan bete sig hur som helst. Som styrelseordförande behöver man vara redo att ta ett samtal med någon som har betett sig illa, och i värsta fall kan föreningen behöva utesluta en medlem.

Innan man tar upp frågan om uteslutning är det viktigt att försöka föra en dialog med den det berör. Jesus betonar i Matteus 18:15–17 att det är klokt att försöka reda ut saker mellan fyra ögon, eller i en mindre grupp, innan man tar upp frågan i ett större sammanhang. I ett uteslutningsärende kan det vara styrelsens ordförande som försöker tala personen till rätta innan man börjar tala om uteslutning. Om inte det fungerar, kan två eller tre personer ur styrelsen försöka föra ett samtal. Det är viktigt att den det gäller får en chans att förstå både problemet och allvaret. Kanske kan det i första skedet räcka med en varning, och det är bara om problemet upprepas som ni behöver gå vidare med en uteslutning?

Innan ni sedan går vidare, bör ni ta upp frågan med församlingens ordförande och församlingsföreståndaren. De kanske vet något som ni inte vet, och om personen är medlem även i församlingen behöver ni ha en gemensam plan för hur ni ska göra. Ta också kontakt med antingen den regionala kyrkoledaren eller Equmenias general-sekreterare. De kan lyssna och ge goda råd, och det är bra om regionen och Equmenia vet om att ett uteslutningsärende är på gång. Ni behöver också prata igenom frågan ordentligt i föreningens styrelse, så att alla är medvetna om varför beslutet fattas.

Om ni behöver utesluta en medlem är det viktigt att ni kontrollerar vad det står i föreningens egna stadgar, och följer det. I Equmenias normalstadgar står det i § 4:

”Medlem som aktivt motarbetar föreningens stadgar och/eller verksamhet, eller på annat sätt uppenbart skadar föreningens intressen, kan av styrelsen uteslutas ur föreningen.”

Det här är en ganska ny bestämmelse i normalstadgarna, och det är inte alla föreningar som fört in den. Står det ingenting om uteslutning i era stadgar kan ni ändå utesluta någon som aktivt motarbetar eller uppenbart skadar föreningen, men skälen måste vara större än om ni har en uteslutningsparagraf, och beslutet måste fattas av årsmötet eller ett föreningsmöte för att vara giltigt.

Innan ni fattar beslutet om uteslutning, behöver ni ha ett nytt samtal med den som ska uteslutas. Fråga om personen vill vara med när beslutet fattas, för att ha möjlighet att ge en förklaring. När beslutet är fattat behöver ni meddela uteslutningen skriftligt. Även i det läget är det bra att också försöka ha ett samtal om det som har hänt. Att utesluta en medlem innebär inte att ni sedan kan strunta i personen. Tvärtom har ni i styrelsen ett särskilt ansvar att be för den ni uteslutit, och hjälpa hen att bete sig bättre i framtiden, om ni får möjlighet.

 

Kan den uteslutits överklaga till domstol?

Om den som uteslutits tycker att uteslutningen var oskälig, kan han eller hon stämma föreningen vid en domstol. Det är dock mycket ovanligt att domstolarna tar upp sådana ärenden till prövning. Högsta Domstolen har uttalat att ideella föreningar har stor frihet att besluta om sina egna inre angelägenheter, och att uteslutnings-ärenden bara bör bli domstolsfrågor om de har stora praktiska och ekonomiska konsekvenser för dem de berör. Om det skulle bli en domstolsprövning prövas uteslutningen mot föreningens stadgar och mot god föreningssed.

Kan en person som uteslutits få komma tillbaka som medlem?

En uteslutning behöver inte vara för all framtid. Beroende på situationen kan den som uteslutits få en chans att komma tillbaka. I så fall bör någon i styrelsen få ansvar att föra ett samtal med personen för att se om situationen har förändrats. Ibland kan styrelsen redan när uteslutningsbeslutet tas fundera på när det kan vara aktuellt att föra ett sådant samtal.

Kan man utesluta en deltagare?

Om någon som deltar i föreningens verksamhet utan att vara medlem missköter sig, kan föreningen säga ifrån att den personen inte är välkommen i verksamheten utan att gå igenom en uteslutningsprocess. Även i det fallet är det klokt att försöka föra ett samtal i enrum innan man ger ett sådant besked, och även då har föreningen ett ansvar för att be för den det berör.

 

Här kan du ladda ner ovanstående text.

 

Vara bidragsgrundande förening

 

För att få vara en förening inom Equmenia så betalar man en medlemsavgift. Den utgår från antalet medlemmar i föreningen. Föreningen får sedan ett verksamhetsbidrag tillbaka från Equmenia. Det är pengar som Equmenia i sin tur får från staten i bidrag.

Myndigheten för Ungdoms och Civilsamhällesfrågor (MUCF) är de som reglerar vad som krävs för att Equmenia får statliga pengar. Det gör att Equmenia bara kan söka pengar för de föreningar som uppfyller dessa krav och det är bara dessa föreningar som Equmenia ger verksamhets-bidrag till. Om man uppfyller dessa krav säger vi att man är en bidragsgrundande förening.

Om en förening inte är bidragsgrundande så betalar man ändå en medlemsavgift till Equmenia. Man får då samma service som övriga föreningar. För att en förening inte ska behöva betala hur stor summa som helst till Equmenia så finns det ett högkostnadsskydd som (2017) är 7000 kronor. Om skälet till att man inte är bidragsgrundande endast är att man har för stor andel medlemmar under 6 år så är den högsta summan man kan få betala 5000 kronor.

Utöver medlemsavgiften till Equmenia så betalar man också en avgift för de i föreningen som är scouter. Den avgiften regleras av organisationen Scouterna. Varje förening betalar också en regionsavgift. Regionsavgiften är olika i de olika regionerna. Både medlemsavgiften och regionsavgifterna är avgifter som föreningarna är med och beslutar om på respektive stämmor.

Ett år i föreningen

Det är mycket som händer under ett år i en förening. En del saker är sådana som måste göras och kommas ihåg. Andra är sådana som är bra att göra och andra är mer kul att inte glömma bort.

För att hjälpa er i föreningen så har vi här tagit fram en bild av hur det kan se ut under ett år i föreningen. Vissa saker har vi lagt in i hjulet, medan andra står på sidan om för att ni ska kunna fundera igenom om det är något ni ska lägga in.

 

 

Läs mer om vad som händer under ett år i materialet du hittar här!

Olika slags möten

Styrelsemöte

När en förenings styrelse träffas så brukar man kalla det för styrelsemöte. Ett annat namn är sammanträde. Vilket ord man använder spelar ingen roll, de betyder samma sak.
När man har ett styrelsemöte så tar man upp ett antal olika frågor/punkter som alla i styrelsen har fått innan, eller precis när mötet börjar. . För det mesta är det ordförande som förbereder vad som ska tas upp. Listan med punkter kallas dagordning eller föredragningslista.Under ett styrelsemöte ska man skriva protokoll så att man efteråt kan se vad som bestämdes.

Konstituerande styrelsemöte

Det första styrelsemötet som styrelsen har efter årsmötet brukar kallas konstituerande styrelsemöte. Konstituera betyder ungefär organisera. På det mötet väljs alla olika uppgifter som kan finnas i en styrelse. Som t.ex. vem som är kassör och vem som skriver protokoll. Protokollet som skrivs vid det konstituerande styrelsemötet kan sen användas t.ex. när man kontaktar banken.

Föreningsmöte

Ett föreningsmöte är en samling då man bjuder in hela föreningen för att diskutera någonting speciellt.
Precis som med årsmötet så står det i föreningens stadgar hur långt i förväg man behöver bjuda in till ett föreningsmöte. I Equmenias normalstadgar står det så här: “Kallelse till föreningsmöte ska ske senast två veckor före föreningsmötet och innehålla de ärenden som ska behandlas i föreningsmötet. Handlingarna ska finnas tillgängliga senast en vecka innan mötet.”Det står också i stadgarna vilka som får bjuda in/kalla till ett föreningsmöte. I normalstadgarna står att styrelsen kan bjuda in. Men även att revisorerna kan bjuda in. Medlemmar kan också bjuda in, men då ska det vara ett visst antal eller en viss % av medlemmarna. Hur många det ska vara står i stadgarna.Vid ett föreningsmöte finns en dagordning innan och man skriver protokoll under mötet.
– – Årsmöte
Föreningar har en gång per år ett årsmöte. Det är något som alla ideell föreningar måste ha för att kunna fungera som förening.
Årsmötet är det tillfälle då alla medlemmar i föreningar får vara med och påverka vad som ska hända under det år som ligger framför. Det är då man väljer styrelse för året som kommer. Årsmötet är också det tillfälle då man tittar på vad som hänt året som gått och ser så att allt har gått rätt till.Man skulle kunna se årsmötet som föreningens födelsedag! Så se till att göra det till en fest!

Kallelse till årsmötet

Eftersom årsmötet är för alla medlemmar så är det extra viktigt att man bjuder in ordentligt. I föreningens stadgar står hur långt i förväg man måste bjuda in. Där står för det mesta också när man måste ha sitt årsmöte. Ofta står att man ska ha det före en viss månad.

Mötesteknik

Mötesteknik kallas det sätt man gör under ett årsmöte eller styrelsemöte.Under ett årsmöte är det viktigt att i förväg fundera på hur man lägger upp mötet.

Mer om årsmötet

Inför ett årsmöte är det fler saker man behöver tänka på. Som att skriva verksamhetsberättelse, hur man presenterar ekonomin. Det och mer kan ni läsa om i Equmenias material \”Hjälp till styrelser\”. Där finns också en checklista inför årsmötet.

Ladda ner materialet om årsmöten här!

Ansvarsfrihet

Att bevilja ansvarsfrihet innebär att medlemmarna utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Det innebär att medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt och att medlemmarna återigen tar över ansvaret för föreningen.Det är revisorerna som föreslår om styrelsen ska ha ansvarsfrihet eller inte.Om en förening inte ger styrelsen ansvarsfrihet så innebär det oftast att man också väljer en helt ny styrelse, eftersom man inte har förtroende för de som suttit. Man kan också välja att endast en person i styrelsen inte får ansvarsfrihet.Det är ovanligt att en styrelse inte får ansvarsfrihet och det är viktigt att ha sett över alla alternativ innan beslutet tas.Vad som sen händer om en styrelse inte får ansvarsfrihet kan vara olika. Det beror framför allt på skälet till varför styrelsen inte har fått ansvarsfrihet. Det kan vara så att man inte gör något mer än att välja en ny styrelse. Men det kan också vara så att den nyvalda styrelsen kan välja att ta ärendet till domstol. Det kan då bli så att ledamöterna i den gamla styrelsen blir skadestånds-skyldiga mot föreningen.

Om det i en förening skulle finnas tveksamheter för om en styrelse kan få ansvarsfrihet så uppmanar vi att man i förväg kontaktar någon på regionen eller nationellt för att be om råd.

Vara vilande förening, eller upplösa föreningen?

Tyvärr så är det ibland så att man inte längre har möjlighet att vara en förening. Då kan det vara bra att veta hur man går tillväga.

Om ni har dessa funderingar så tycker vi att ni i ett första steg ska kontakta regionens föreningsutvecklare. Där kan ni få hjälp att fundera vidare på lösningar som fungerar för er.

Vara vilande eller lägga ner?

Om det inte längre finns någon verksamhet i föreningen kan man välja att vara en vilande förening. Det kan man göra i samband med att föreningen skickar in sin statistikrapport till Repet. Då behöver man inte betala någon avgift till Equmenia, men man får fortfarande en del viktiga utskick. Man kommer också att fortsätta få uppmaning om att skicka in statistikblanketten.

När man sedan ser en möjlighet att få igång verksamheten igen så är det bara att sätta igång.

En vilande förening behöver kalla till årsmöte och välja en styrelse precis som en aktiv förening. Men årsmötet kan bli kort och styrelsen behöver bara ha ett möte under året. Styrelsens uppgift blir att förvalta föreningens pengar och ta initiativ till att få igång verksamhet när förutsättningar finns.

Om man inte ser någon möjlighet att ha verksamhet i framtiden så är det bäst att upplösa föreningen. För att det ska göras på rätt sätt så är det bra att inte vänta för länge utan göra det när det fortfarande finns en styrelse i föreningen.

 

Här kan ni ladda ner ovanstående material!

Ordlista

I förenings och styrelsesammanhang finns en massa ord som man ibland använder. Måste man använda de här orden? Nej, oftast inte! Men här kommer en ordlista så att ni kan få lite koll när orden dyker upp. 

 

 

 

 

AcklamationAcklamation är ett sätt att fatta beslut på. Det innebär att man ropar ja när ordförande frågar och ett beslut ska godkännas eller inte. Istället för att räcka upp handen eller lämna in röstsedlar.
AdjungeradEn person som är adjungerad är någon deltar i styrelsemötet utan att ha rösträtt. Det kan t.ex. vara en anställd, eller en representant från församlingens styrelse.
AUFörkortningen AU står för Arbetsutskott. Det är en liten grupp av personer ur föreningens styrelse. AU kan förbereda frågor till styrelsemöten och även få i uppdrag att besluta om saker mellan möten.
BeslutEtt beslut är när man har bestämt någonting. Ofta säger man att man “Fattar beslut”
Bidrags-grundandeEn förening som är bidragsgrundande är en förening som Equmenia kan söka pengar för hos staten och som sedan kan få ett eget bidrag från Equmenia.
BordläggaOm man bordlägger en fråga så tas den upp på nästa möte. En fråga som bordläggs på ett styrelsemöte tas upp på nästa styrelsemöte. En fråga som bordläggs på ett årsmöte tas upp på nästa årsmöte eller föreningsmöte.
BudgetEn budget är en uträkning på hur man tror att ekonomin ska se ut det år som kommer.
FyllnadsvalEtt fyllnadsval görs om en person som t.ex. är vald att sitta i styrelsen i två år avslutar sitt uppdrag redan efter ett år.
FörvaltaAtt förvalta något betyder att sköta och ha hand om. Styrelsen förvaltar föreningens ekonomi. De tar alltså hand om pengarna.
Högsta beslutande organÅrsmötet är föreningens högsta beslutande organet. Det betyder att det är årsmötet som bestämmer över allt som händer i föreningen och utser en styrelse som fattar beslut mellan årsmötena.

Justerare/

justeringsperson

Justeraren läser igenom protokollet efter ett styrelsemöte för att se så att det som står är det som sas på mötet. Justeraren skriver sedan under protokollet.
KonstituerandeAtt konstituera betyder att organisera. På ett konstituerande möte bestämmer man vem som ska göra vad i styrelsen.
Lägga till handlingarnaIbland fattar man beslut om att lägga något till handlingarna. Det betyder att man lägger det i föreningens arkiv tillsammans med originalprotokollet från mötet. Revisionsberättelsen och en rapport från kassören hör till det man brukar lägga till handlingarna.
MandatMandat betyder ungefär att ha fått ett uppdrag. Det kan t.ex. vara att ha fått mandat att sköta föreningens ekonomi.
MotionEn motion är ett förslag som lämnas från en medlem till ett årsmöte eller föreningsmöte.
NormalstadgarFör att underlätta för föreningar så har Equmenia tagit fram normalstadgar som en förening kan använda sig av. De visar vad som behöver finnas med i stadgar och vad som särskilt betecknar en Equmeniaförening.
Organisations-nummerOrganisationsnumret är som föreningens personnummer. Det är inget som krävs för att vara en förening men det kan ibland behövas om man har kontakt med myndigheter eller om man ska köpa något till föreningen. Ett organisationsnummer ansöker man om hos Skatteverket.
PartAtt vara part, t.ex. “att vara part inför domstol” innebär att föreningen gemensamt har en viss roll. Det är en grupp människor som tillsammans har ett ansvar.
PraxisPraxis är det sätt man brukar göra saker, t.ex. i en förening. Regler kan alltid tolkas, och genom att man har bestämt på vilket sätt man ska tolka den skrivna regeln skapas praxis.
PresidiumPresidiet är de personer som leder ett större möte, t.ex. ett årsmöte. Det är ofta en eller flera ordföranden och sekreterare. På en förenings årsmöte är presidiet oftast två personer, ordförande och sekreterare. På Equmenias riksstämma är det ofta fem personer, tre ordföranden och två sekreterare.
PropositionEn proposition är ett förslag som lämnas från styrelsen till ett årsmöte.
ProtokollDe anteckningar som skrivs under ett möte/sammanträde.
Reservera sig /reservationOm man inte tycker som det beslut som fattas under ett möte kan man reservera sig. Om man gör det så måste man säga det under mötet, så skrivs det upp i protokollet.
RevisorEn revisor granskar det arbete som föreningens styrelse gör och skriver en revisionsberättelse till årsmötet.
RösträknarePå ett årsmöte kan det ibland behövas någon som räknar röster. Det kan t.ex. behövas om det är många medlemmar med på årsmötet och det är väldigt jämt i någon särskild fråga.
SammankallandeDen som är sammankallande i en styrelse eller grupp är den som ser till att alla vet om att det är dags för möte. I en styrelse är det ofta ordförande som har det uppdraget.
SekreterareDen person som skriver anteckningar/protokoll under ett möte/sammanträde.

Styrelsemöte/

sammanträde

Ett styrelsemöte/sammanträde är det tillfälle då styrelsen träffas för att fatta beslut (bestämma saker). Vid styrelsemöten skriver man alltid protokoll.
Suppleant/ersättareEn suppleant eller en ersättare är en person som ska vara beredd att hoppa in om någon annan som valts till ett uppdrag inte har möjlighet att genomföra det. T.ex. om en av de valda revisorerna blir sjuk  hoppar revisorssuppleanten in.
SäteI föreningssammanhang så betyder säte den ort som föreningen finns i.

Valberedning/

Valkommitté/

Nominerings-kommitté

Valberedning och valkommitté betyder samma sak. Det är den grupp som jobbar inför ett årsmöte med att tillfråga personer till olika uppdrag. Det kan t.ex. vara att sitta i styrelsen eller att bli ledare.
VerifikationerVerifikation är inom bokföring ett eller flera underlag som används för att styrka en enskild post i bokföringen. Det kan till exempel vara en faktura som kommit in.

 

Saknar du något, eller har du hittat några fel? Då kan du höra av dig till Equmenias föreningsstrateg.

Maila föreningsstrategen!